Nella maggior parte delle giurisdizioni, tutto ciò che accade in un caso giudiziario viene registrato su quello che viene definito il docket sheet. Di norma, ogni tribunale ha una persona responsabile dell’immissione delle informazioni sul foglio elettronico per ciascun caso. L’impiegato del Docket, come viene chiamato, avrà generalmente una varietà di funzioni d’ufficio all’interno dell’ufficio del tribunale, il cui principio è quello di conservare i fogli del docket all’interno di ciascun fascicolo nonché sul sistema informatico del tribunale, se applicabile.
I dipendenti che lavorano in un tribunale possono variare in base alla giurisdizione; tuttavia, ci sono alcuni impiegati chiave trovati nella maggior parte degli uffici giudiziari. La maggior parte dei tribunali ha un ufficiale giudiziario, il cui compito è quello di mantenere l’ordine in tribunale, un reporter del tribunale che registra il procedimento e un impiegato del docket che mantiene i fascicoli del tribunale. A seconda delle dimensioni del tribunale, l’impiegato del Docket può anche svolgere altri compiti di segreteria o può concentrarsi solo sulla manutenzione dei file.
Quando viene aperto un caso giudiziario, è necessario creare un file fisico per tenere traccia di tutti i documenti archiviati nel caso. In molti tribunali, viene anche creato un file elettronico sul sistema informatico del tribunale. Uno dei primi documenti inseriti nel file sarà un docket sheet. Il foglio docket è semplicemente un pezzo di carta che consente di tenere un registro di tutto ciò che accade nel caso e della data in cui è accaduto.
Quando una domanda viene depositata in un procedimento giudiziario, la parte che avvia la procedura deve in genere presentare la richiesta all’impiegato incaricato. L’addetto al docket quindi timbrerà il documento con la data e l’ora in cui è stato archiviato. Il documento originale può quindi essere inserito direttamente nel file o trasmesso al giudice per la revisione, a seconda di quale sia la domanda presentata. Potrebbe inoltre essere necessario inserire una registrazione nel sistema di registrazione informatizzato del tribunale.
Oltre a tenere traccia dei documenti archiviati in un caso, un docket sheet può anche includere una sintesi dei procedimenti giudiziari. Ad esempio, se si verifica un’audizione iniziale o un’audizione preliminare, il foglio informativo indica un riassunto di base di ciò che è accaduto in udienza. Il cancelliere è responsabile dell’iscrizione di un riassunto del procedimento ogni volta che il caso è in tribunale. Quando il caso termina, il commesso responsabile sarà responsabile della corretta chiusura del file.