Un assistente di ufficio / receptionist è in genere responsabile delle funzioni di front office in un’azienda o organizzazione. L’addetto alla reception di solito controlla l’accesso all’ufficio salutando gli ospiti, avvisando i dipendenti dei visitatori e lavorando con addetti alle consegne e appaltatori. Inoltre, l’assistente di ufficio può essere responsabile di una serie di attività amministrative come la gestione di fogli di calcolo, corrispondenza e ordinazione di forniture per ufficio. A seconda delle dimensioni dell’organizzazione e del numero di dipendenti che ha, l’assistente / receptionist può anche fungere da assistente personale o amministrativo di uno o più dirigenti o dirigenti di un’azienda.
Sebbene molti uffici facciano affidamento sui sistemi di posta vocale per rispondere ai telefoni e instradare i chiamanti al lavoratore interessato, molti impiegano ancora un assistente / receptionist dell’ufficio per gestire il sistema telefonico e parlare con i chiamanti che hanno difficoltà a utilizzarlo. Gli addetti alla reception svolgono anche il compito di supervisionare l’area della reception, nota anche come area di attesa o sala, in cui i visitatori di solito entrano. Un assistente / receptionist tradizionale di solito si assume la responsabilità di assicurarsi che un visitatore venga annunciato alle persone che sta visitando o, se il visitatore è un addetto alla consegna, solitamente l’addetto alla reception firma i pacchi e informa i destinatari del loro arrivo. Un assistente di ufficio / receptionist può anche essere responsabile di informare i clienti “walk-in” sui servizi di una società e può anche programmare appuntamenti tra clienti e dipendenti.
Le aziende con un personale di supporto per l’ufficio relativamente piccolo possono richiedere a un assistente / receptionist di assumere altri ruoli all’interno dell’azienda. In un’organizzazione molto piccola, o con un budget molto limitato, l’addetto alla reception può anche fungere da responsabile dell’ufficio. Può essere responsabile di garantire che l’ufficio funzioni bene rifornendo le forniture e monitorando le prestazioni delle macchine per ufficio, come fotocopiatrici, fax e persino computer. L’assistente ufficio / receptionist con queste responsabilità in genere si metterà in contatto e lavorerà con i professionisti delle riparazioni e con altri appaltatori che potrebbero aver bisogno di eseguire lavori nello spazio ufficio o nell’edificio. Altre responsabilità comuni includono la pianificazione di eventi, la pianificazione dei viaggi e, in alcuni casi, la gestione delle comunicazioni dell’ufficio generale, come le notifiche relative alle vacanze, eventi speciali e considerazioni sulla sicurezza.
Le qualifiche per diventare un assistente di ufficio variano a seconda delle competenze necessarie per assumere una posizione all’interno di una determinata azienda. In molti casi, gli impiegati possono acquisire le loro competenze sul posto di lavoro o completare un programma di formazione professionale che fornisce loro una conoscenza di base delle procedure di amministrazione dell’ufficio. Altre opzioni includono corsi di formazione continua e per adulti in vari pacchetti software, business writing, comunicazione e protocollo.