Un pianificatore di viaggio è un agente che organizza pacchetti vacanza e viaggi per i clienti. Svolgono vari compiti durante e dopo la consultazione con un cliente, come l’impostazione di un itinerario, la prenotazione di voli, l’organizzazione del noleggio di un’auto o di attrezzature ricreative, il tutto con l’obiettivo di rendere il viaggio il più agevole possibile. La priorità principale per un pianificatore di viaggio è il coordinamento di vari aspetti di un viaggio. Il lavoro richiede multi-tasking, programmazione, negoziazione e altre abilità comunicative interpersonali.
Per le vacanze, un pianificatore di viaggio deve consultare da vicino il proprio cliente. In molte circostanze, i clienti che cercano l’assistenza di un pianificatore di viaggio per le loro vacanze lo fanno perché vogliono acquistare un pacchetto totale piuttosto che dover coordinare da soli ogni aspetto della propria vacanza. Ad esempio, un pianificatore di viaggio dovrà determinare se il cliente deve volare, salpare o uscire in auto o in treno. Generalmente i clienti sono in grado di articolare le loro precise esigenze durante una consultazione, ma in numerosi casi il pianificatore di viaggio deve elaborarlo attraverso una sessione di domande e risposte.
Una volta predisposto il metodo di trasporto, un pianificatore di viaggio dovrà quindi trovare le sistemazioni più adatte alle esigenze del cliente. Anche se questo può sembrare semplice, ma molti clienti non sono certi del tipo di posto in cui vorrebbero rimanere. Molti fattori diversi entrano in gioco nel determinare gli alloggi più adatti per un cliente – prezzo, posizione nella città di destinazione, vicinanza a particolari attrazioni o attività, livello di lusso e sensibilità estetica.
I pianificatori di viaggio di solito organizzano tutte le cose che i loro clienti faranno durante le loro vacanze e assicurano che non emergano conflitti di pianificazione. Il pianificatore troverà le attività e le escursioni più adatte ai gusti e agli interessi dei suoi clienti, garantendo al contempo che tali attività rientrino nel budget del cliente. Ciò richiede che il pianificatore di viaggio acquisisca familiarità con i propri clienti e crei un livello di relazione con loro, ottenendo un senso di ciò che preferiscono.
Tuttavia, i pianificatori di viaggio non si limitano a organizzare le vacanze. In molti casi, vengono assunti per organizzare viaggi di lavoro, che richiedono un alto livello di coordinamento e competenza. Potrebbe anche essere loro chiesto di organizzare ritiri aziendali, seminari e convegni o qualsiasi altra cosa che richieda le competenze per coordinare gli itinerari di viaggio per le persone.