Un contabile di scuola è un individuo che gestisce le finanze di un’università, una scuola superiore, una scuola elementare o un’altra struttura educativa. È responsabile del bilanciamento dei budget, dell’acquisizione di fondi e forniture, del pagamento delle bollette e della tenuta di registri finanziari dettagliati. I contabili delle scuole e i loro assistenti gestiscono anche le buste paga e i benefici dei dipendenti e si rendono disponibili a rispondere a domande e dubbi. Alcuni commercialisti di successo sono in grado di trovare lavoro presso istituti più grandi o uffici centrali per interi distretti scolastici.
Al fine di mantenere una solida posizione finanziaria e garantire che i programmi e i dipartimenti ricevano i finanziamenti di cui hanno bisogno, un contabile scolastico deve tenere registri monetari molto accurati e completi. Lui o lei deve registrare tutte le transazioni, organizzare le ricevute e gli ordini di acquisto e assicurarsi che le fatture vengano pagate in modo tempestivo. Un contabile di solito conduce audit programmati mensili e annuali per assicurarsi che i record siano completamente accurati. Ispeziona a fondo gli audit per determinare una serie di dettagli importanti, come aree in cui è possibile risparmiare denaro e dipartimenti che necessitano di fondi aggiuntivi.
I contabili dei sistemi scolastici assicurano che sia i dipendenti che i lavoratori dipendenti ricevano il compenso e i benefici adeguati. Insegnanti, bidelli e impiegati amministrativi dipendono da ragionieri competenti per preparare i loro controlli e tenere registri sui loro periodi di ferie e pacchetti di indennità. Inoltre, molti contabili lavorano direttamente con i nuovi dipendenti per spiegare le procedure sui salari. Quando si riscontra una discrepanza o un errore nell’assegno o nella documentazione finanziaria di un dipendente, il contabile della scuola tenta di risolvere il problema o di portare la preoccupazione all’attenzione dei funzionari scolastici quando necessario.
La maggior parte dei contabili delle scuole impiega programmi informatici specializzati, software di elaborazione testi, database e fogli di calcolo per aiutarli a gestire i documenti finanziari. Un professionista deve sentirsi a proprio agio lavorando con i computer, apprendendo nuovi programmi software e padroneggiando la capacità di inserire i dati in modo rapido e preciso. Alle persone è spesso richiesto di digitare e stampare fatture, ordini di acquisto, ricevute e rapporti finanziari.
Un individuo che è interessato a diventare un contabile di scuola di solito deve ottenere almeno una laurea in finanza, contabilità o amministrazione aziendale. Alcuni contabili della scuola, in particolare i dipendenti universitari e quelli che supervisionano interi distretti, possiedono spesso master in questo campo. I nuovi contabili in genere si allenano con contabili e amministratori affermati per apprendere i dettagli di un lavoro specifico. A seconda della posizione e del datore di lavoro, un contabile della scuola può essere tenuto a ottenere una licenza prima di lavorare in modo indipendente, il che di solito comporta il superamento di un esame scritto gestito dallo stato o dal paese dell’individuo.