La contabilità clienti è un concetto in cui un’azienda concede prestiti a breve termine ai propri clienti. Ad esempio, un’azienda vende beni o servizi a credito, obbligando l’ufficio contabilità clienti a conservare registri su chi deve i soldi dell’azienda e quando i clienti devono pagare le bollette. In questo reparto possono esistere anche altre attività, come la riconciliazione dei conti dei clienti, il bilanciamento dei conti principali dei conti attivi e la creazione di rapporti di scadenza per determinare quali clienti sono molto indietro nell’effettuare pagamenti nei conti aperti. Le aziende più piccole potrebbero non avere un reparto effettivo per i crediti; invece, un singolo individuo gestisce queste attività. Questo reparto è tra i più importanti negli uffici contabili in quanto controlla in parte il flusso di cassa di un’azienda.
Offrire conti di credito a breve termine ai clienti è un modo in cui un’azienda può indurre più vendite a coloro che non hanno liquidità disponibile. Una società può utilizzare il proprio reparto contabilità clienti per eseguire controlli di credito minori sui clienti che cercano conti commerciali. Ciò può comportare la verifica dei record con altri fornitori che hanno offerto ai potenziali clienti conti di credito commerciali. Questo record storico può indicare quanto bene il potenziale cliente pagherà i suoi conti. Il dipartimento dei crediti non può prendere la decisione finale sui conti di credito, lasciando questa responsabilità al controllore.
Il lavoro quotidiano in un reparto contabilità clienti è in genere ripetitivo, così come molte attività diverse in un reparto contabilità. I contabili smistano la posta ogni giorno e cercano i pagamenti dei clienti. Se esistono, i contabili timbrano la data di ricezione del pagamento e richiamano il conto del cliente nella contabilità generale dell’azienda. Potrebbe essere necessaria una breve riconciliazione per determinare quali fatture aperte l’assegno copre in termini di pagamento. Se il cliente sta pagando un estratto conto inviato dall’azienda, questo processo di riconciliazione potrebbe essere più semplice poiché parte del lavoro è già stato completato.
Una volta che i contabili ricevono contanti dai clienti, riconciliano i crediti e registrano i pagamenti, potrebbe essere necessaria una riconciliazione più ampia. Questo può iniziare con la creazione di un rapporto sull’invecchiamento per determinare quali clienti devono ancora del denaro e quanti anni hanno i conti aperti. Possono essere inviate comunicazioni ai clienti in forte ritardo, richiedendo il pagamento immediato per chiudere i crediti aperti. Il reparto contabilità clienti è in genere responsabile del completamento di questa attività su base mensile. Anche la riconciliazione per il conto clienti principale con il report di invecchiamento può essere un progetto mensile.
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