Un responsabile degli acquisti alberghieri negozia i contratti con i fornitori e gestisce molti elementi delle operazioni quotidiane all’interno di una posizione specifica o una catena di hotel. In genere, i candidati a questi lavori devono aver completato un corso di laurea in economia aziendale, gestione dell’ospitalità o un argomento correlato. Inoltre, molti datori di lavoro preferiscono assumere persone con precedenti esperienze di lavoro nel settore alberghiero o dell’ospitalità.
Gli hotel acquistano regolarmente prodotti alimentari e bevande dai venditori e questi articoli alimentari vengono venduti nei negozi interni o nel bar e nel ristorante. Il responsabile degli acquisti dell’hotel deve contattare le società di distribuzione e negoziare le offerte per ricevere ordini all’ingrosso di forniture sul sito. Nel fare ciò, il gestore deve garantire che l’edificio disponga di spazio sufficiente per contenere tali merci e che le forniture non scadano prima di essere utilizzate. I contratti di fornitura possono rimanere in vigore per settimane, mesi o anni e nel corso del tempo, un responsabile acquisti dell’hotel può tentare di rinegoziare tali offerte se altri fornitori iniziano a offrire pacchetti di fornitura a costi inferiori.
A parte i beni deperibili, un responsabile acquisti dell’hotel deve anche acquistare beni durevoli come mobili, biancheria da letto e apparecchiature informatiche. Un gestore può avviare trattative con diverse aziende prima di concordare un accordo di fornitura. Alcuni tipi di beni e attrezzature vengono acquistati raramente, nel qual caso le offerte di fornitura sono spesso eventi una tantum. Altri tipi di beni durevoli devono essere sostituiti relativamente rapidamente a causa di un uso intenso, nel qual caso il gestore può stipulare un contratto a lungo termine con un particolare fornitore.
Dopo aver acquistato i beni necessari, un gestore deve mantenere i contatti con i responsabili del ristorante, del bar e del negozio e stabilire i prezzi per i vari prodotti che gli ospiti dell’hotel possono acquistare. I gestori tentano di valutare gli articoli in modo competitivo in modo che gli ospiti non siano tentati di lasciare l’edificio e acquistare gli stessi tipi di prodotti dai rivenditori vicini. Nonostante il tentativo di mantenere bassi i prezzi, i gestori devono anche garantire che il prezzo di vendita dei beni sia sufficientemente elevato da coprire il costo di acquisto di inventario e altri costi come l’imposta sulle vendite.
All’interno di grandi catene alberghiere, un responsabile acquisti dell’hotel può presiedere una squadra di collaboratori acquisti, ciascuno dei quali è incaricato di gestire una posizione o un tipo di prodotto. I manager devono garantire che i limiti di bilancio complessivi non vengano superati. Per raggiungere questo obiettivo, il gestore potrebbe dover dedicare del tempo a istruire i soci sulle tecniche e le strategie di negoziazione.