Una proposta in genere è uno strumento progettato per convincere un cliente ad acquistare un prodotto o a ricevere finanziamenti e sostegno per un nuovo progetto o programma. Utilizzate nella maggior parte delle industrie dall’America corporativa al mondo accademico, le proposte si presentano in molte forme. Esistono proposte informali e formali, nonché proposte sollecitate e non richieste. Indipendentemente dal tipo, una proposta di solito ha lo scopo di informare il lettore di un problema o necessità, offrire una soluzione e fornire un’ampia panoramica di come funzionerà la soluzione proposta e quanto costerà.
Le proposte informali possono essere piuttosto brevi ed essere utilizzate come follow-up di una riunione aziendale o del personale. Di solito ribadiscono ciò che è stato appreso o scoperto durante l’incontro ed elencano una panoramica dei prezzi o una descrizione dettagliata della soluzione. Le proposte formali in genere hanno lettere di accompagnamento, ricerche e numeri o grafici, dettagli delineati di tutte le fasi principali, programmi, compiti organizzativi e una ripartizione dei costi di tutti i componenti. Di solito hanno anche una descrizione dei servizi dell’azienda o della persona proponente, un curriculum, un elenco di progetti passati e qualsiasi altra cosa che provi le qualifiche.
Una proposta sollecitata di solito è una risposta a una richiesta di proposta (RFP). Che si tratti di un’azienda che necessita di un servizio o di un reparto che sta aggiungendo un nuovo programma, questi tipi di richieste sono in genere abbastanza comuni e richiedono un documento scritto per fare un’offerta o inviare un’idea per un progetto. Solitamente rispondono al problema identificato o hanno richiesto le specifiche del cliente con informazioni sui prezzi, una descrizione specifica della soluzione, un piano delineato come verrà realizzato e quale lo rende la soluzione migliore. Questi tipi di proposte devono generalmente essere competitivi, in quanto vi possono essere molte proposte che offrono soluzioni diverse.
Le proposte non richieste in genere vengono utilizzate per ottenere un potenziale interesse dei clienti delineando il servizio o il prodotto di un’azienda. Inoltre, possono essere utilizzati come una forma di introduzione o come un modo per mettersi di fronte al potenziale cliente. In genere sono privi di molti dettagli, poiché spesso vengono completati con una scarsa conoscenza delle esigenze o dei problemi specifici del cliente.
Scrivere una proposta di solito è un passaggio chiave nella maggior parte dei processi aziendali. Di solito segue un formato comune con un’introduzione che delinea il problema, una sezione del corpo che descrive in dettaglio la soluzione e una conclusione che enfatizza i benefici e i passaggi successivi. I tipi più formali in genere hanno lettere di accompagnamento e dividono le sezioni centrali in sezioni delle dichiarazioni di lavoro, budget completi completi, flusso di lavoro e pianificazioni, nonché ricerche con analisi dei costi, metodologia e processi di valutazione.