Conosciuta anche semplicemente come una richiesta di offerta, una richiesta di offerta è una sollecitazione formale per un fornitore di presentare un’offerta a un potenziale cliente nella speranza di proteggere l’attività di quella persona, società o organizzazione senza scopo di lucro. A volte indicato come una richiesta di proposta o RFP, la richiesta di offerta include i termini e le condizioni che regolerebbero il rapporto di lavoro, oltre a fornire prezzi che è probabile che l’emittente ritenga desiderabile. Sebbene le offerte possano essere in qualche modo informali, sono spesso ben documentate e strutturate in un modo che consente all’entità che richiede le offerte di confrontare tutte le comunicazioni con relativa facilità.
Il processo per la creazione di una richiesta di offerta è relativamente semplice. L’entità emittente identifica quali prodotti sono necessari, include tutti i dettagli su applicazioni speciali o funzionalità richieste, quindi invita i fornitori selezionati a presentare un’offerta formale per l’azienda. Di solito, ci sono restrizioni su come presentare l’offerta e una data di scadenza entro la quale l’emittente deve ricevere l’offerta per poter essere considerata. La mancata osservanza delle linee guida predisposte dall’emittente di solito comporta l’esclusione automatica dalla considerazione una volta avviata la valutazione delle offerte ricevute.
Al centro di ogni richiesta di offerta c’è il prezzo per ogni bene o servizio che deve essere fornito secondo i termini del contratto. Le quotazioni dei prezzi devono essere chiare, concise e completamente pertinenti alle esigenze dichiarate e implicite dell’emittente dell’offerta. Sebbene di solito vi sia spazio nella risposta affinché il fornitore includa altri dati, i prezzi dovrebbero sempre essere presentati su una singola matrice, preferibilmente su una singola pagina, se possibile. Non è insolito che la matrice sia strutturata come un attaccamento al corpo principale della risposta.
Quando si decide come impostare la matrice dei prezzi e dove includere i dati nel corpo della risposta alla richiesta di offerta, è importante prestare molta attenzione al foglio della proposta di offerta o ad altri documenti creati dall’emittente. La matrice dei prezzi dovrebbe essere strutturata in modo tale da consentire all’emittente di seguire lo stesso flusso generale della richiesta durante la valutazione delle risposte. Se ci sono istruzioni specifiche su dove nella risposta posizionare la matrice, assicurati che sia fatto. Ciò aiuta a dimostrare l’occhio del fornitore per i dettagli, nonché a facilitare l’emittente nel trovare rapidamente i dati che desidera rivedere durante il processo di selezione del fornitore finale.
In situazioni in cui la richiesta di offerta è molto semplice e non fornisce molti dettagli sulla struttura e il posizionamento delle informazioni nella risposta, l’intervistato potrebbe voler fare uso di una proposta sulla piastra di caldaia, nota anche come modello di proposta. Molte aziende mantengono piastre di cottura che possono essere rapidamente personalizzate con prezzi e altre informazioni di base rilevanti per una specifica richiesta di offerta. Esistono anche numerosi modelli di proposta generici disponibili per il download, alcuni dei quali gratuiti. Tuttavia, queste risorse generiche dovrebbero essere utilizzate solo quando il fornitore che emette la richiesta di offerta non sceglie di includere dettagli specifici su come strutturare la risposta.