Scrivere una proposta professionale non dovrebbe essere difficile se tieni a mente diverse considerazioni importanti. Innanzitutto, resisti alla tentazione di scrivere per stupire, ad esempio usando un linguaggio elaborato o un gergo tecnico. Invece, usa un linguaggio semplice che spieghi chiaramente cosa vogliono e devono sapere i tuoi lettori sulla tua proposta. In secondo luogo, ricordati di controllare i dettagli, ad esempio assicurandoti che non vi siano errori di battitura o errori di alcun tipo nella proposta. Terzo, tieni presente che il tuo obiettivo nella stesura di una proposta professionale è persuadere i tuoi lettori a darti lavoro, quindi assicurati di seguire le loro indicazioni nella loro Richiesta di proposta (RFP) e convincili che tu e la tua azienda fornirete esattamente ciò che loro hanno bisogno.
Inizia a scrivere la tua proposta notando ciò che i tuoi lettori si aspettano che ti rivolgi nella proposta. Prova a vedere la proposta dal loro punto di vista poiché stai cercando di vendere le tue idee a loro. Come risponderai alle loro esigenze? Quali vantaggi trarranno dalla scelta della tua azienda che lavorerà per loro rispetto a un’altra? Che lavoro hai svolto in passato che rende te e le tue idee esattamente la soluzione giusta per questa proposta di offerta?
Quando hai risposto a domande come queste, prendi più note in modo da avere un quadro approssimativo ma chiaro di ciò che includerai nella RFP o in un altro tipo di proposta come quella che hai avviato. Successivamente, organizza ed espandi le informazioni che includerai nella tua proposta professionale. Se stai utilizzando un modello di proposta, decidi come organizzare al meglio i tuoi contenuti nella sua struttura. Altrimenti, potresti voler visualizzare proposte di esempio dai libri di lavoro o dalle ricerche online per darti un’idea di come presentare le informazioni della tua proposta in modo convincente.
Il design e il layout della tua proposta professionale dovrebbero adattarsi al tuo settore e alla tua azienda. La copertina dovrebbe includere il tuo nome e le informazioni di contatto oltre a una grafica interessante che interesserà i tuoi lettori alla tua idea. Una sintesi di una pagina che delinea gli obiettivi e i risultati del progetto dovrebbe di solito seguire la copertina. Molti autori di proposte professionali raccomandano di scrivere per ultimo il sommario esecutivo in modo da poter riassumere la proposta in modo persuasivo e accurato.
Gli accompagnamenti visivi alle proposte scritte sono un must nel mondo degli affari di oggi. Tuttavia, mantienili pertinenti alla tua proposta professionale e assicurati che lo promuovano piuttosto che sminuirlo. La grafica di supporto può aumentare la persuasività del testo e mantenerlo interessante. Prendi in considerazione l’idea di includere grafici e diagrammi utili con informazioni statistiche pertinenti. Il nome, il logo, il motto e le informazioni di contatto della tua azienda dovrebbero apparire professionalmente nella tua proposta.
Gli scrittori professionisti sanno come scrivere per rispondere alle domande che anticipano avranno i loro lettori. Leggi la prima bozza della tua proposta e assicurati di aver risposto a tutte le domande che puoi anticipare il tuo pubblico. Ripensare la tua offerta di prezzo e renderla competitiva, ma non andare troppo in basso per ottenere il lavoro, poiché questo funzionerà contro il tuo obiettivo. Un buon target di pagine per una proposta professionale è di dieci pagine, sebbene alcune proposte eseguano almeno 15 pagine. Le proposte dovrebbero essere dettagliate e approfondite, ma se sono anche concise, possono tenere il lettore inchiodato.