I membri dello staff del front office tendono ad attirare l’attenzione, perché sono quelli che i clienti vedono quando pagano gli articoli in un registro o chiedono assistenza in un luogo di lavoro; i membri del personale del back office non sono altrettanto visibili, ma sono altrettanto importanti. Alcuni dei compiti generali che svolgono i membri del personale del back office sono di natura clericale, compresa la risposta a telefonate, ma questi sono di solito da altri membri del personale. I tre dipartimenti principali che generalmente compongono un back office sono il dipartimento tecnologico, che lavora alla creazione di nuovi programmi per computer e alla manutenzione dei programmi già in uso; il reparto contabilità, che gestisce le finanze di un’azienda; e risorse umane.
Mentre la maggior parte dei membri del personale sono professionisti altamente qualificati, molti lavoratori in quest’area eseguiranno compiti di segreteria generale. Possono copiare documenti, inviare fax ed e-mail ad altri membri del personale o dirigenti e organizzare file. Alcuni risponderanno anche ai telefoni, ma queste chiamate vengono raramente dai consumatori; più tipicamente provengono da altri membri dello staff o dalla direzione. Se un lavoratore del back office deve rispondere alle chiamate telefoniche, può anche essere incaricato di trasferire le chiamate da un membro del personale a un altro.
Le aziende hanno generalmente bisogno di tecnologia, come programmi che controllano registratori di cassa, programmi di database e sistemi per ordinare prodotti da produttori o magazzini. La sezione tecnologica del personale del back office è incaricata di due compiti comuni. Questi membri del personale di solito devono lavorare per modificare e migliorare i sistemi attuali, in modo che l’azienda possa funzionare più rapidamente. Un altro compito comune è mantenere l’attuale tecnologia fornendo supporto al personale di front office o middle office se la tecnologia non funziona correttamente.
Se un dipendente del personale di back office appartiene al reparto contabilità, è responsabile della gestione delle finanze. Molti di questi lavoratori svolgono mansioni salariali, ad esempio garantendo che tutti siano pagati equamente e verificando le ore lavorate. Questi membri dello staff creeranno anche rapporti finanziari per mostrare agli altri membri dello staff se la società sta andando su o giù e assicurano che tutti i venditori siano pagati.
I membri del personale del back office che appartengono al dipartimento delle risorse umane aiuteranno i dipendenti in caso di reclami o problemi con un lavoro. Questi lavoratori hanno anche l’incarico di assumere e, a volte, formare nuovi dipendenti. Se i dipendenti sono coinvolti in comportamenti non etici, spetta a questi lavoratori emettere avvisi e saranno responsabili di licenziare i dipendenti che non rispettano gli avvisi.