Il livello di sforzo è il supporto associato a un progetto o processo che non conduce direttamente al risultato desiderato, ma che svolge ancora un ruolo critico. Può includere un assortimento di attività e spesso il personale deve ripetere queste attività su base regolare. Ciò richiede tempo per i dipendenti e deve essere preventivato in orari, tenendo anche conto della necessità di mantenere i dipendenti concentrati su attività con un obiettivo concreto e misurabile. Le autorità di vigilanza possono determinare il livello di sforzo necessario per un determinato progetto e possono prendere decisioni su come pianificare il tempo del personale.
In qualcosa come lo sviluppo di progetti, la contabilità, la fornitura di forniture, le telefonate e attività simili sono tutti esempi di sforzi necessari, ma che non contribuiscono direttamente al completamento di un progetto. I contabili che riconciliano i record non stanno lavorando direttamente su un bridge, ad esempio, ma i loro servizi sono necessari per il corretto completamento del progetto. Il personale di supporto come gli assistenti amministrativi spesso svolge molti di questi compiti, dove sono impegnati in attività ma non completano progetti o raggiungono obiettivi specifici.
Ciò può verificarsi anche nel settore manifatturiero, dove sono necessari interventi di manutenzione ordinaria, interventi per le attrezzature e così via per poter continuare a lavorare, ma non contribuiscono al lavoro. La lubrificazione di un nastro trasportatore per assicurarsi che si sposti senza intoppi, ad esempio, non produce più prodotti. Potrebbe essere necessario svolgere attività di livello di sforzo al di fuori del normale programma di lavoro in modo da non interferire; gli equipaggi possono entrare presto o partire tardi, ad esempio, in modo da poter lavorare sulle attrezzature senza interrompere la produzione.
Un problema con queste attività è che il loro valore può essere difficile da misurare. Un dipendente può insistere sulla necessità di svolgere attività, potenzialmente trascorrendo del tempo con loro, e può essere difficile dire se forniscono un supporto genuino o sono solo occupati. Per le aziende interessate all’efficienza del personale, può essere importante sviluppare metodi per valutare il livello di sforzo. Ciò può includere la revisione delle ore di lavoro totali associate a un progetto, l’intervista a vari partecipanti al progetto per vedere se stanno ottenendo un supporto adeguato e chiedere ai supervisori di sviluppare una documentazione dettagliata sui servizi di supporto necessari per un progetto o un processo di fabbricazione.
I dipendenti possono trovare le attività amministrative noiose e frustranti. Senza risultati o obiettivi chiari, possono pensare di non contribuire a nulla di valore o potrebbero essere inclini a tagliare gli angoli poiché il loro lavoro non è immediatamente misurabile. Le autorità di vigilanza devono prestare attenzione a ciò in modo che possano intervenire se necessario.