Conosciuti anche come centri di audioconferenza o teleconferenza, i call center in conferenza sono strutture che consentono di gestire o partecipare a chiamate in conferenza. Il termine si applica in realtà a due diversi scenari, uno è il sito di operazioni gestite da un servizio di chiamata in conferenza e l’altro un centro aziendale in cui gli individui possono andare per partecipare a una chiamata in conferenza di qualche tipo. Ciò significa che un determinato centro può semplicemente fornire gli strumenti necessari per accedere a una chiamata, oppure che il centro dispone delle apparecchiature necessarie per stabilire e mantenere la linea di conferenza comune che funge da punto di terminazione per ciascuna linea collegata alla conferenza.
Una struttura di proprietà e gestita da un fornitore di chiamate in conferenza, il centro di chiamate in conferenza di solito ospita diverse funzioni chiave. In primo luogo, i centri di chiamata in conferenza di questo tipo contengono l’effettiva attrezzatura di collegamento per teleconferenza necessaria per fornire servizi di chiamata ai clienti. Nella struttura è presente anche un reparto operativo, con postazioni di lavoro che consentono agli operatori di conference call di stabilire e monitorare visivamente lo stato delle conference call attive. Non è insolito che questo tipo di call center includa anche un servizio clienti o un reparto prenotazioni che fornisce assistenza in tempo reale a chiunque abbia problemi a connettersi con una chiamata in conferenza dal vivo o non è in grado di connettersi con una registrazione di una chiamata precedente .
I call center in conferenza possono anche essere semplici business center configurati per l’utilizzo da parte dei singoli partecipanti alla chiamata in conferenza. Alcuni centri di questo tipo includeranno piccole aree chiuse dotate di apparecchiature sia audio che video, come un telefono e un computer desktop con una connessione Internet. Strutture di questo tipo sono ideali per i viaggiatori che hanno bisogno di partecipare a una chiamata in conferenza Web o che hanno bisogno di accedere alla posta elettronica nel corso di un’audioconferenza. Alcuni di questi centri includono anche sale conferenze che consentono a più persone di partecipare a una chiamata in conferenza utilizzando un’unica connessione.
Con entrambi i tipi di call center in conferenza, l’obiettivo è consentire ai clienti di condurre affari con successo utilizzando un’audio, un Web o persino una videoconferenza. I call center gestiti dai provider fungono da hub per la conferenza, consentendo a connessioni da tutto il mondo di partecipare a una singola sessione di conferenza, con operatori a disposizione per assistere moderatori e partecipanti in qualsiasi momento durante la riunione. I call center in conferenza che forniscono strutture fisiche per consentire alle persone di partecipare alle chiamate in conferenza consentono ai partecipanti di godere di un ambiente sicuro e tranquillo per partecipare alla chiamata in conferenza, senza timore di essere interrotti da altri o distratti da rumori esterni.