I comunicati stampa sono dichiarazioni ufficiali rilasciate da aziende e organizzazioni per la stampa, la televisione e la radio. Possono essere puramente fattuali e affrontare un problema o una preoccupazione specifici, oppure possono essere di natura più promozionale. Alcuni sono generati internamente da dipendenti autorizzati, mentre altri sono prodotti da società esterne di pubbliche relazioni assunte dalla società o dall’organizzazione.
La stampa si affida spesso a questi comunicati stampa per costituire la base fattuale per gli articoli successivi. Durante un evento degno di nota, l’accesso alle persone effettivamente coinvolte potrebbe essere estremamente limitato. Se il problema in questione è controverso o potenzialmente dannoso per la reputazione di un’azienda, potrebbe esserci un blackout generale delle notizie. Una dichiarazione ufficiale può consentire alle aziende di controllare la quantità e la sostanza delle informazioni essenziali che possono essere utilizzate dai vari media.
Alcune di queste affermazioni non hanno lo scopo di controllare le informazioni, ma di promuovere apertamente un nuovo progetto o evento. I dipartimenti di pubbliche relazioni utilizzano regolarmente comunicati stampa generali per rendere visibili le loro aziende o organizzazioni. Le sale stampa di giornali, radio e televisione ricevono spesso dichiarazioni promozionali che possono o non possono attirare il lettore o il pubblico locale. Gli editori di solito li valutano per determinare la loro attualità prima di incaricare i giornalisti di perseguire il comando.
Le persone in circostanze straordinarie possono anche utilizzare i comunicati stampa per controllare le informazioni. Una madre recente di sextuplet o una vittima di rapimento rilasciata potrebbe essere troppo sopraffatta per rivolgersi direttamente ai media, ad esempio, quindi un avvocato o un altro portavoce della famiglia potrebbe rilasciare una dichiarazione per suo conto. È possibile rispondere a domande essenziali e possono essere fornite citazioni pertinenti delle persone coinvolte. Questo modulo può essere seguito da una conferenza stampa controllata in cui i giornalisti possono porre direttamente domande.
Scrivere comunicati stampa di qualità è un processo che richiede abilità ed esperienza. Poiché ogni parola può essere esaminata, è essenziale un’attenta formulazione. Questo è il motivo per cui molte aziende si rivolgono a società di pubbliche relazioni esterne per dichiarazioni ufficiali e altri contatti con i media. Informazioni imprecise o di scarsa qualità possono tornare a perseguitare un’azienda o un’organizzazione. Per questo motivo, la maggior parte ha un tono molto succinto e professionale.