Una conferenza stampa è un luogo in cui una persona o un’organizzazione rilascia informazioni a giornalisti e giornalisti. I responsabili della conferenza creeranno generalmente un elenco di individui specifici e rappresentanti dei media che saranno invitati all’evento. Questi invitati possono ricevere un pass stampa, che a volte è una lettera formale di invito o può essere semplicemente un riconoscimento che la persona è un legittimo rappresentante della stampa.
Le notizie rilasciate a una conferenza sono considerate registrate, il che significa che le informazioni sono destinate alla divulgazione al pubblico in generale. Prima della conferenza stampa, a un giornalista può essere data la stessa identica informazione in anticipo, ma può essere detto che le notizie devono essere sottoposte a embargo fino alla conferenza effettiva. Tali informazioni rilasciate a un gruppo di giornalisti prima di un evento stampa, o divulgate a un giornalista allo scopo di fornirgli informazioni di base, possono essere non registrate. Dare a un giornalista informazioni non ufficiali funziona secondo un sistema d’onore. Un giornalista che viola informazioni segrete o soggette a embargo subirà probabilmente una perdita di reputazione e non riceverà più notizie da quella fonte.
Per il giornalista tipico, coltivare una scuderia di fonti affidabili assicura che il giornalista avrà l’opportunità di segnalare un evento prima di un rivale. Questo è indicato come “scoop” o ultime notizie. La cronaca giornalistica è un settore altamente competitivo e le fonti affidabili che possono fornire suggerimenti esclusivi a un giornalista sono molto apprezzate dai giornalisti. L’embargo delle notizie consente a un gruppo di giornalisti di avere pari opportunità di riportare le notizie su un campo di gioco più uniforme. Avendo una preconoscenza di ciò che verrà discusso, il giornalista sarà meglio preparato a porre domande appropriate durante la conferenza, piuttosto che dover pensare rapidamente e competere con altri giornalisti nel rispondere alle domande.
In una conferenza stampa di alto profilo, i giornalisti si contendono la posizione per avere una risposta a una domanda. Un esempio di conferenza di alto profilo sarebbe una conferenza stampa in cui una persona famosa o un politico di alto livello risponde a una rivelazione pubblica di uno scandalo o affronta le paure sulla scia di un disastro. Una conferenza stampa può essere pianificata o improvvisata. In alcune nazioni di lingua inglese, una conferenza stampa improvvisata può essere definita una mischia mediatica. Le conferenze stampa che sono convocate per rilasciare informazioni che sono più di natura promozionale che un evento degno di nota sono uno pseudo evento.
La tecnologia di comunicazione, come la videoconferenza, può essere utilizzata per condurre una conferenza stampa, poiché consente di accettare domande da coloro che non sono fisicamente presenti. La “conferenza” per una conferenza stampa tramite telefono è stata utilizzata nel 2011, quando sono stati pubblicati i risultati del censimento degli Stati Uniti. I chiamanti hanno aspettato in coda al telefono per avere l’opportunità di porre domande specifiche ai funzionari del censimento.