Il front office di un hotel è dove si trovano i servizi per gli ospiti; i dipendenti che lavorano in quest’area saranno in contatto diretto con gli ospiti dell’hotel al momento del check-in e del check-out, nonché a tutte le ore del giorno per risolvere eventuali problemi o domande che gli ospiti potrebbero avere. Il front office di un hotel può anche essere la posizione dei servizi di facchinaggio, di parcheggio e di qualsiasi altro servizio pertinente alla vita quotidiana di un ospite dell’hotel. La maggior parte degli ospiti ha un’interazione limitata con il front office, di solito solo durante il check-in o il check-out.
I servizi di prenotazione funzioneranno anche fuori dal front office di un hotel. Questi dipendenti saranno responsabili della gestione delle chiamate telefoniche e delle comunicazioni via Internet relative alle stanze di prenotazione. Gli ospiti raramente entrano per effettuare le prenotazioni, poiché la maggior parte degli ospiti viaggerà per raggiungere l’hotel, ma è possibile che alcune persone possano visitare il front office di un hotel per prenotare una camera. In questo caso, i partner dei servizi di prenotazione aiuteranno queste persone a effettuare le prenotazioni. Aiuteranno anche le persone che hanno bisogno di prenotare un blocco di stanze, il che è comune per matrimoni e altri eventi di grandi dimensioni. I servizi di prenotazione possono anche aiutare gli ospiti a prenotare altre aree dell’hotel, come i centri congressi e così via.
Alcuni hotel avranno coordinatori di eventi, a seconda delle dimensioni e del layout dell’hotel stesso. Queste persone opereranno fuori dal front office di un hotel e prenoteranno, pianificheranno, coordineranno o gestiranno eventi nel parco dell’hotel. I servizi di prenotazione lavoreranno spesso direttamente con i coordinatori degli eventi per garantire che le aree dell’hotel non siano prenotate due volte e che il coordinatore degli eventi possa essere responsabile della manutenzione e della pulizia delle aree degli eventi dell’hotel, dei servizi di catering, dei servizi tecnologici e così via. Questi coordinatori lavoreranno spesso direttamente con gli ospiti e le persone che stanno pianificando eventi per garantire che l’evento si svolga senza intoppi.
Gli addetti alla reception svolgono spesso diversi compiti, molti dei quali riguardano direttamente i servizi per gli ospiti. Oltre a effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, gli addetti alla reception possono svolgere attività come l’organizzazione del trasporto per gli ospiti, la partecipazione a servizi e problemi di parcheggio, la raccomandazione di attrazioni e ristoranti locali, la risoluzione di eventuali problemi all’interno delle singole camere che possono insorgere, la cura dei problemi di fatturazione e domande, e forse anche l’organizzazione di servizi di pulizia. Questi addetti possono anche rispondere alle esigenze di programmazione degli ospiti; la pianificazione delle chiamate di sveglia o dei servizi navetta sono attività comuni.