Un agente di front office è una persona che gestisce le responsabilità degli ospiti in un hotel. Questi tipi di agenti devono essere professionali e avere solide capacità comunicative interpersonali. Un’attitudine per il conteggio del denaro insieme a forti capacità organizzative sono fondamentali anche nel ruolo di agente di front office. Gli agenti di front office devono essere flessibili e puntuali, possedere un forte senso di responsabilità ed essere disposti a fungere da collegamento tra gli ospiti e molti altri dipartimenti delle strutture alberghiere.
Un dovere importante di un professionista del front office è di registrare gli ospiti. Ciò comporta essenzialmente l’affitto di camere presso la struttura, l’assegnazione di ospiti a determinate camere e la promozione di altri servizi aziendali. Gli agenti del front office devono inoltre rispondere alle domande degli ospiti e gestire eventuali reclami relativi a camere o servizi. Controllare gli ospiti in modo rapido ed efficiente quando sono pronti a partire, è un requisito che gli agenti di front office devono soddisfare. Per questo motivo, un agente di front office dovrebbe sapere come utilizzare le apparecchiature del settore come un cecchino per carte di credito e una macchina elettronica.
Le persone che lavorano nel front office devono inoltre impiegare del tempo per comunicare con i clienti. Dovrebbero condividere le informazioni con i clienti attuali e potenziali in merito ai servizi della propria organizzazione e alle offerte speciali offerte dall’azienda. L’avvio di un dialogo amichevole con i clienti per stabilire un rapporto con loro è anche una parte fondamentale dell’essere un efficace agente di front office.
La gestione del denaro è anche una parte preziosa di una posizione di receptionist di facciata. Gli agenti che lavorano nel front office sono responsabili della riscossione dei pagamenti dagli ospiti dopo il completamento dei servizi dopo aver calcolato correttamente le fatture. Devono inoltre assicurarsi di disporre di un’adeguata offerta di denaro contante per dare il resto ai clienti quando necessario durante le transazioni finanziarie. Anche la registrazione di addebiti sui conti degli ospiti per prodotti e servizi come cibo o servizio in camera è un dovere di front office.
Aiutare con varie attività come l’assistenza durante un periodo di colazione è anche parte del lavoro nella parte anteriore di un hotel. Gli agenti del front office devono inoltre costantemente cercare la sicurezza e il benessere degli ospiti e segnalare immediatamente alla direzione eventuali condizioni non sicure. Anche aiutare a decorare una sala multiuso o una sala conferenze per eventi speciali per gli ospiti è nella descrizione del lavoro di un agente di front office. Inoltre, questi agenti dovrebbero assicurarsi che l’area della lobprincipale degli ospiti rimanga ordinata in modo da accogliere gli ospiti comodamente.