Conosciuto anche come fondo di cassa piccola, un fondo di anticipi è un tipo di riserva di cassa che viene accantonata per gestire le spese minori che possono essere sostenute durante il funzionamento quotidiano di un’azienda. In genere, i proventi di questo fondo sono detenuti come valuta e monete e sono affidati a un amministratore del fondo o cassiere per l’erogazione secondo le politiche e le procedure dell’azienda. È probabile che le aziende di tutte le dimensioni e tipi abbiano a disposizione una sorta di piccola cassa o fondi di anticipi, che consentono di acquistare rapidamente forniture per ufficio o altri articoli senza la necessità di passare attraverso una procedura formale di ordinazione e acquisto.
La struttura di una cassa di anticipi è generalmente molto semplice. Una piccola impresa può gestire questo tipo di risorsa aziendale mantenendo una scorta di valuta e monete in un cassetto chiuso a chiave o in una piccola cassaforte nel sito aziendale. La maggior parte delle aziende avrà fissato limiti minimi e massimi per l’importo totale di denaro che può essere mantenuto nel fondo in qualsiasi momento. L’impostazione di questi limiti comporta solitamente la considerazione del tipo di acquisti che possono essere effettuati utilizzando le risorse del fondo, oltre a tenere conto dei prezzi medi di tali tipologie di acquisti.
Come per qualsiasi tipo di conto finanziario, la cassa anticipi sarà monitorata e riconciliata periodicamente. La riconciliazione di solito richiede la registrazione degli incassi per gli eventuali acquisti effettuati utilizzando i proventi del fondo dall’ultima riconciliazione avvenuta, l’aggiunta di eventuali depositi effettuati al fondo e quindi il confronto del saldo contabile del fondo di anticipi con il conteggio fisico della liquidità trattenuta in anticipi cassetto per fondi o cassaforte. A seconda delle dimensioni dell’azienda, questo tipo di riconciliazione può avvenire su base settimanale o bisettimanale, ma dovrebbe essere effettuata almeno su base mensile.
Ci sono diversi vantaggi nel mantenere una cassa di anticipi. L’account fornisce denaro che può essere utilizzato per l’acquisto di elementi essenziali senza la necessità di preparare una richiesta, ottenere un numero di ordine di acquisto e attendere che venga tagliato un assegno aziendale per coprire l’acquisto. Ad esempio, se una piccola impresa necessita immediatamente di una cartuccia per stampante, quell’articolo può essere acquistato dalla piccola cassa trovata nel fondo, la transazione verrà registrata, quindi sarà possibile presentare una richiesta di rimborso attraverso i normali canali di acquisto, assicurando che il fondo riceve più denaro che può essere utilizzato per un altro acquisto in seguito.
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