Firmensiegelprägungen werden verwendet, um wichtige Firmendetails auf offizielle Dokumente zu drucken. Bei der Auswahl eines Firmensiegelprägers sollte in erster Linie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden. Die Gestaltung des Siegels und des Prägemechanismus hängen von der Anzahl und Art der zu prägenden Dokumente ab.
Ein geprägtes Siegel hat eine ähnliche rechtliche Funktion wie die Unterschrift einer Person; sie bezeugt den Wahrheitsgehalt einer Aussage oder bindet ein Unternehmen an eine bestimmte Vorgehensweise. Da sie auf offiziellen Dokumenten verwendet werden, ist es sehr wichtig, einen Firmensiegelpräger auszuwählen, der den gesetzlichen Anforderungen des Unternehmensstandorts entspricht. Die meisten Siegel müssen mindestens den Namen des Unternehmens und das Gründungsdatum enthalten. Siegel in den Vereinigten Staaten erfordern in der Regel auch den Gründungsstaat.
Eine weitere Überlegung bei der Auswahl eines Firmensiegelprägers ist die Größe und das Design des Siegels selbst. Wenn der Name des Unternehmens lang ist, sieht er auf vielen kleineren Prägestempeln möglicherweise unangenehm aus oder passt überhaupt nicht. Unnötig große Matrizen sind jedoch teurer und können Teile offizieller Dokumente überfordern oder verdecken. Viele Unternehmen werden ihr Firmenlogo oder Wappen als eine Form des Brandings auf die Matrize bringen, aber dies ist an manchen Stellen gesetzlich verboten.
Es ist auch wichtig, den richtigen Prägetyp auszuwählen, der den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Prägemechanismen für Firmensiegel. Die meisten sind für den Hand- oder Desktop-Einsatz konzipiert und verfügen entweder über einen Schraub-Druckmechanismus oder einen Hebelgriff. Prägemaschinen mit Hebelgriff sind die benutzerfreundlichsten und in der Regel die kostengünstigsten. Schneckenpressen ermöglichen einen höheren Druck und werden im Allgemeinen verwendet, wenn dickes Papier oder mehrere Dokumente gleichzeitig geprägt werden.
Wenn viele Dokumente schnell und einheitlich geprägt werden müssen, ist ein elektrischer Firmensiegelpräger möglicherweise die beste Wahl. Elektrische Typen sind schneller und verlassen sich nicht auf die menschliche Kraft. Sie haben normalerweise eine Vielzahl von Einstellungen für unterschiedliche Papiergewichte und Versiegelungspositionen. Viele sind auch mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, um die unbefugte Verwendung von Unternehmenssiegeln zu verhindern.
Je nach Art der zu prägenden Dokumente sollte auch die Reichweite des Prägers eine Rolle spielen. Die Reichweite bestimmt, wie weit vom Rand des Dokuments das Siegel platziert werden kann – je größer die Reichweite, desto flexibler ist die Position und Ausrichtung des Siegels. In den meisten Fällen reicht jedoch eine Reichweite von 2 cm aus.