Im Allgemeinen bezieht sich die Bestandsverwaltung auf die Methode, mit der Unternehmen mit materiellen Ressourcen und Materialien umgehen, um sicherzustellen, dass Ressourcen für den Gebrauch leicht verfügbar sind. Lagerbestände werden im Allgemeinen unter Verwendung eines Papierlistensystems oder eines computersoftwaregestützten Systems verwaltet. Durch die Verwendung eines Warenwirtschaftssystems kann ein Haushalt erwarten, dass er die notwendigen Vorräte bereithält, während ein Unternehmen Ressourcen effizienter nutzen kann, um Einnahmen zu erzielen.
Die einfachste Form der Bestandsführung ist das Papierverfahren, bei dem eine Liste der regelmäßig verwendeten Materialien geführt wird. Wenn Elemente eingeführt werden, werden sie der Liste hinzugefügt. Wenn die Vorräte zur Neige gehen, wird ein Kauf getätigt, um Materialien aufzufüllen. Auf diese Weise kann jederzeit ein laufender Bestand der wichtigsten Materialien bereitgestellt werden. Diese einfache Form der Bestandsführung ist hilfreich, damit Materialien zu günstigen Zeiten eingekauft werden können, wenn die Preise niedrig sind und nichts Kritisches jemals ausgeht.
Eine weitere beliebte Form der Bestandsverwaltung ist das computersoftwarebasierte Bestandsführungssystem. Wenn sich Vorräte anhäufen, kann ein Computer-Bestandsverwaltungssystem verwendet werden, um große Mengen an Produkten und Materialien zu verfolgen. Immer wenn ein einzelnes Material ein- oder ausgelagert wird, passt sich die Warenwirtschaftssoftware diesen Tätigkeiten an.
Ein computergestütztes Inventarsystem ist auch hilfreich, um die mit dem Materialeinsatz in großem Umfang verbundenen Kosten zu bewerten. In Verbindung mit einem zentralen Buchhaltungssystem kann eine Computer-Inventarsoftware leicht die durchschnittlichen Kosten pro Einheit berechnen. Eine Computerinventarmethode meldet auch den durchschnittlichen Umsatz, der erzielt wird, wenn Materialien verwendet werden, um Waren herzustellen, die gekauft und verkauft werden.
Der wichtigste Grund für den Einsatz von Bestandssystemen ist die Nachverfolgung von Vorräten, damit Bestandsprobleme schnell identifiziert werden können. Wenn Materialien stark nachgefragt werden, ermöglicht ein Inventarsystem einer Organisation, beim Umgang mit Materialien strategisch vorzugehen, geplante Einkäufe zu tätigen, um Vorräte vorrätig zu halten und die Materialverschwendung zu reduzieren. Darüber hinaus sind viele Unternehmen verpflichtet, aus steuerlichen und versicherungstechnischen Gründen eine laufende Inventarliste der Waren zu führen.
Ein gut funktionierendes Bestandsverwaltungssystem hängt von der Größe des Unternehmens und der Art der zu verfolgenden Materialien ab. Während eine einfache Inventarisierungsmethode für ein kleines Unternehmen gut funktionieren kann; Für große Organisationen mit einer großen Anzahl von Verbrauchsmaterialien, Teilen oder Materialien kann ein Computer-Inventarsystem erforderlich sein, um mit der Nachfrage Schritt halten zu können. Ohne ein klares System, um die Lagerbestände stabil zu halten, können Probleme auftreten, die kostspielig und unbequem sein können.