Der Rechnungslegungszyklus besteht aus einer Reihe von Schritten, die in der guten Rechnungslegungspraxis immer befolgt werden. Die Schritte umfassen den gesamten Prozess von der ersten Erfassung von Transaktionsdaten bis zum Abschluss der Konten. Der Abrechnungszyklus erfolgt somit einmal in jeder Berichtsperiode, dh in dem Intervall, in dem Abrechnungen erstellt werden. Die Länge des Berichtszeitraums kann für ein großes Unternehmen von einer Woche bis zu einem Jahr für einen Selbstständigen mit wenigen Transaktionen reichen. Der Rechnungslegungszyklus gilt am direktesten für die manuelle Rechnungslegung, die als Buchführung bekannt ist, obwohl die allgemeinen Grundsätze durch computergestützte Rechnungslegungsmethoden abgedeckt werden.
Die Anzahl der Schritte im Abrechnungszyklus hängt von der Aufteilung ab. In dieser Erklärung gibt es neun Schritte. Der erste Schritt besteht darin, die Daten für Transaktionen zu sammeln, wie zum Beispiel das Kassenregister in einem Geschäft oder die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. Diese werden oft in Kategorien eingeteilt, die durch das Buchhaltungssystem des Unternehmens bestimmt werden. Die Kategorien können beispielsweise unterschiedliche Geschäfte oder unterschiedliche Produkttypen abdecken.
Schritt zwei ist die Journalisierung, bei der einfach die Daten zu einem laufenden Datensatz hinzugefügt werden, der normalerweise als allgemeines Journal oder Buch der ursprünglichen Eintragung bekannt ist. Im dritten Schritt werden die Zahlen über den gesamten Berichtszeitraum im sogenannten Hauptbuch aufsummiert. Schritt vier besteht darin, eine so genannte unbereinigte Versuchsbilanz zu erstellen. Dies ist lediglich eine Überprüfung, ob die Summe aller Guthaben wie Einnahmen und Vermögenswerte der Summe aller Sollsalden wie Aufwendungen und Verbindlichkeiten entspricht. Wenn die Summen nicht gleich sind, ist dies ein Zeichen dafür, dass im Prozess ein Fehler gemacht wurde, der identifiziert und korrigiert werden muss.
Schritt fünf besteht darin, alle Anpassungen zum Periodenende zu notieren, die Einnahmen oder Ausgaben umfassen, die erwirtschaftet oder angefallen, aber noch nicht erfasst wurden. Schritt sechs ist der angepasste Testsaldo, der den Vorgang ab Schritt vier wiederholt, aber die Anpassungen am Periodenende enthält. Auch hier sollten Guthaben den Sollsalden entsprechen.
Schritt sieben ist die Erstellung eines Jahresabschlusses mit den Zahlen, die in Schritt sechs bestätigt wurden. Schritt acht besteht darin, den Gesamtgewinn oder -verlust zu den erfassten Vermögenswerten des Unternehmens hinzuzufügen, beispielsweise als Ergänzung zu seinem Kassenbestand. Das bedeutet, dass das Geld aus Transaktionen während der Berichtsperiode vollständig „abgerechnet“ ist und nicht in den Zahlen für Transaktionen der nächsten Periode erscheint. Dieser Vorgang wird als Kontoschließung bezeichnet. Schritt neun besteht darin, zu überprüfen, ob die Änderungen, die in der Bilanz von Schritt acht vorgenommen wurden, korrekt sind.