Das Verfassen eines Angebotsvorschlags umfasst die Berechnung von Preisen, das Schreiben von Verkaufsinhalten und das Erstellen einer professionellen Präsentation. Um die Preise zu berechnen, muss eine Person ihre Kosten verstehen, die Konkurrenz recherchieren und feststellen, ob neue Geräte oder Verbrauchsmaterialien benötigt werden. Nach der Berechnung der Kosten sollte zu dieser Zahl ein Aufschlagssatz oder -betrag hinzuaddiert und mit Wettbewerbern verglichen werden. Mit dieser endgültigen Zahl kann das Angebot mit Anschreiben, Angaben zur angebotenen Leistung, Verkaufstext und Gebot erstellt werden. Unabhängig davon, ob der Angebotsvorschlag per E-Mail oder auf dem Postweg eingereicht wird, sollte die Präsentation professionell, mit Briefkopf, ohne Rechtschreib- und Grammatikfehler und einer guten Organisation erfolgen.
Die Berechnung des Preises für einen Angebotsvorschlag ist einer der ersten Schritte beim Schreiben eines Angebots. Die Berechnung sollte alle mit dem Projekt verbundenen Kosten wie Material, Arbeit und Upgrades einschließen. Wenn neue Geräte oder Maschinen gekauft werden müssen, um dieses Projekt abzuschließen, sollten die vollen Kosten dafür berücksichtigt werden, es sei denn, sie werden auch für zukünftige Projekte verwendet – wenn sie für zukünftige Projekte verwendet werden, ist es akzeptabel, nur einen Bruchteil einzubeziehen der Kosten in der Kalkulation. Nach der Addition aller Kosten sollte ein Aufschlagssatz oder -betrag berücksichtigt werden, um einen Gewinn zu erzielen. Wenn man sich nicht sicher ist, wie hoch dieser Preis sein soll, kann es nützlich sein, die Preise von Mitbewerbern zu recherchieren.
Das Verfassen des Angebotsvorschlags beginnt mit einem Schreiben, in dem Sie sich beim Unternehmen für die Möglichkeit zur Angebotsabgabe bedanken, die vorgeschlagene Dienstleistung oder das Produkt beschreiben und den nächsten Schritt zur Zusicherung des Angebots skizzieren. Bei der Beschreibung des angebotenen Dienstes sollte der Angebotsvorschlag enthalten, wie sich das Unternehmen von Wettbewerbern unterscheidet, wie der Dienst seinen spezifischen Bedürfnissen entspricht und was als Endergebnis zu erwarten ist. Das Schreiben sollte auch angeben, was das Unternehmen tun muss, um das Angebot zu erhalten, wie z. B. einen beiliegenden Vertrag unterzeichnen, eine Anzahlung leisten oder ein persönliches Treffen vereinbaren.
Alle Belege sind dem Angebotsschreiben beizufügen. Manche Kunden benötigen beispielsweise Arbeitsproben, Empfehlungsschreiben oder einen Lebenslauf. Die Unterlagen sind in der vom Auftraggeber angegebenen Reihenfolge vorzulegen und auf Vollständigkeit zu überprüfen. Wenn der Brief per Post verschickt wird, sollte ein großer Umschlag verwendet werden, um eine schönere Präsentation zu schaffen als ein überfüllter Standardumschlag. Außerdem sollten die Dokumente knitterfrei, sauber und ordentlich zusammengeheftet sein. Soll der Vorschlag per E-Mail versandt werden, sollte die E-Mail sofort das Schreiben mit den unterstützten Dokumenten im Anhang in einer einfach herunterladbaren Dateigröße enthalten.