Ein Anbieterportal ist ein sicheres, proprietäres System zur Verwaltung und Kommunikation mit Drittanbietern von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen, Organisationen und Regierungsbehörden, die mit einer großen Anzahl von Anbietern in verschiedenen Betriebsbereichen interagieren, implementieren am ehesten diese Art von formalem Managementsystem. Ein Anbieterportal ist in der Regel internetbasiert und ermöglicht die erstmalige Anbieterregistrierung sowie die Kontoverwaltung.
Die Beschaffung wurde durch die weit verbreitete Nutzung des Internets für sichere Geschäftstransaktionen erheblich beeinflusst. Webbasierte Content-Management-Systeme haben es kosteneffizient gemacht, das Internet zu verwenden, um den Zugriff auf gemeinsam genutzte Informationen zu ermöglichen, die von beiden Enden des Kommunikationsstroms verwaltet werden können. Die Registrierung, Kommunikation und Verwaltung von Lieferanten, die für Einkaufsabteilungen immer ein arbeitsintensiver Prozess waren, ist heute für viele große Unternehmen und Institutionen größtenteils auf einen internetbasierten, anbietergesteuerten Ansatz umgestellt.
Webportale sind Datenbanken mit benutzerfreundlichen Oberflächen. Ein Portal ermöglicht es einem Unternehmen, eine Sammelstelle für Daten zu haben, auf die jeder, der eine Verbindung zum Internet hat, weltweit zugreifen kann. Der größte Vorteil besteht vielleicht darin, dass der Datenbankbenutzer im Laufe der Zeit sein eigenes Konto verwaltet, Kontaktinformationen eingibt und Inhaltsauswahlen trifft, ohne dass ein Mitarbeiter des Unternehmens die Daten für jeden neuen Benutzer manuell sammeln und aufzeichnen oder sicherstellen muss, dass die Informationen aktualisiert werden regelmäßig. Sobald das Informationserfassungssystem entworfen und der Benutzer registriert ist, behält er die Verantwortung für den Zugriff auf das Konto und die Aufrechterhaltung seiner Relevanz.
Ein Lieferantenportal ermöglicht es Lieferanten, sich bei einem Unternehmen als interessierter Lieferant zu registrieren. Die Registrierung erfordert in der Regel grundlegende Informationen wie Firmenname, Adresse und Steueridentifikationsnummer und fordert den Verkäufer auf, einen Benutzernamen und ein Passwort auszuwählen. Das System wird auch gelegentlich verwendet, um Verkäufer zu überprüfen und zusätzliche Informationen zu Hintergrund, Erfahrung und Qualifikationen abzufragen. Größere Unternehmen und Institutionen mit vielen verschiedenen Anbietermöglichkeiten in allen operativen Bereichen ermöglichen es dem Anbieter, seine Interessengebiete auszuwählen, wodurch sichergestellt wird, dass er nur Ausschreibungen für diese bestimmten Gebiete erhält.
Am wichtigsten ist, dass das Lieferantenportal dem Lieferanten ermöglicht, sein Konto zu verwalten. Ein typisches System ermöglicht es ihm, seine Kontaktinformationen zu bearbeiten, Angebotspakete herunterzuladen, Rechnungen einzureichen und Transaktionen zu überwachen. Dem Anbieter werden normalerweise ein Kontoadministrator und eine Reihe von Benutzerkonten mit eingeschränktem Zugriff gewährt, die Supportmitarbeitern unterbringen können, die möglicherweise gelegentlich im System arbeiten müssen.