Eine automatische Sekretärin ist ein Gerät, das Anrufe in einem Büro weiterleitet. Diese Geräte werden oft von kleinen Unternehmen verwendet, um einen einfachen Filter zwischen dem Büro und unerwünschten Telefonaten wie Telefonverkäufern oder falschen Nummern bereitzustellen. Größere Unternehmen haben oft eine echte Sekretärin, die diese Funktion ausführt, wodurch die automatische Sekretärin überflüssig wird. Dieser Begriff wird oft synonym mit virtueller Sekretärin verwendet, aber die beiden sind tatsächlich sehr unterschiedlich. Eine virtuelle Sekretärin ist eine reale Person, nur keine, die im Unternehmen selbst präsent ist.
In den meisten Fällen ist eine automatische Sekretärin eine kleine Box, die in die Telefonleitung zwischen Telefon und Wand eingesteckt wird. Wenn eine bekannte und genehmigte Nummer die Leitung anruft, lässt die Sekretärin zu, dass der Anruf direkt zum Telefon geleitet wird. Wenn eine nicht genehmigte, unbekannte oder eingeschränkte Nummer anruft, fängt die automatische Sekretärin sie ab.
Im Allgemeinen bedeutet eine solche Überwachung, dass ein automatisiertes System den Anruf entgegennimmt und grundlegende Informationen vom Anrufer abfragt. Nachdem das Gerät Antworten auf seine Fragen erhalten hat, ruft das Gerät das verbundene Telefon an und leitet diese Informationen an den Empfänger weiter – der dann die Möglichkeit hat, den Anruf anzunehmen. Wenn die Nummer als schlecht bekannt ist oder der Empfänger den Anruf ablehnt, wird der Anruf stattdessen an die Voicemail weitergeleitet oder einfach getrennt.
Ein häufiger Fehler besteht darin, anzunehmen, dass eine virtuelle und eine automatisierte Sekretärin dasselbe sind. Eine virtuelle Sekretärin ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der von einem entfernten Standort aus als Sekretärin tätig ist. Typischerweise haben diese Mitarbeiter ein Homeoffice und erledigen gemeinsame Sekretariatsarbeiten, oft für mehrere verschiedene Unternehmen. Zu den üblichen Aufgaben gehören das Beantworten des Telefons, das Transkribieren von aufgezeichneten Briefen oder Reden und das Treffen von Reisevorbereitungen.
Obwohl die beiden Arten von Sekretärinnen sehr unterschiedlich sind, haben sie eine ähnliche Gesamtmethodik. Durch den Wegfall des Platzes und der Kosten einer herkömmlichen Sekretärin kann ein Unternehmen mit viel geringeren Gemeinkosten betrieben werden. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, auf einem Niveau zu funktionieren, auf dem es nach dem traditionellen System möglicherweise in Konkurs gegangen ist. Darüber hinaus lässt die Verwendung der automatisierten Telefonfunktionen einer virtuellen Sekretärin ein Unternehmen oft größer und besser organisiert erscheinen.
Im Fall der virtuellen Sekretärin bietet die Auslagerung der Arbeit zusätzliche Vorteile. Ein einzelner Arbeitnehmer kann gleichzeitig für mehrere Unternehmen arbeiten, anstatt zu einem einzigen Teilzeitjob gezwungen zu werden. Darüber hinaus ermöglicht die Arbeit von zu Hause aus Menschen mit kleinen Kindern, Behinderungen oder unvorhersehbaren Zeitplänen, weiterhin im Arbeitsleben zu arbeiten.