Ein Bates-Stempel ist ein Gerät, das verwendet wird, um Identifizierungszeichen auf Geschäfts- oder Rechtsdokumenten zu machen. Frühe Bates-Stempel verwendeten einen traditionellen Gummistempel, während moderne Versionen selbstfärbend sind. Heute wurde das Konzept der Bates-Stempel verändert, um den Anforderungen fortschrittlicher Technologie, Computer und elektronischer Dokumente gerecht zu werden.
Der erste Bates-Stempel wurde Ende des 19. Jahrhunderts von der in New Jersey ansässigen Bates Manufacturing Company hergestellt. Anwaltskanzleien, Ärzte und Unternehmen passten diese neue Technologie schnell an, um Dokumente einfach und konsistent zu markieren und zu identifizieren. Erfinder Thomas Edison erkannte das Potenzial des Bates-Stempels und erwarb das Patent. Edison wird die weit verbreitete Vermarktung dieses Geräts zugeschrieben, die den Bates-Stempel zu einem alltäglichen Bestandteil des täglichen Geschäfts gemacht hat. Seitdem ist der Bates-Stempel in den meisten Anwaltskanzleien nicht mehr wegzudenken.
Eine der häufigsten Anwendungen für den Bates-Stempel besteht darin, auf jedem Blatt Papier, das von einer Firma verwendet wird, eine eindeutige Identifikationsnummer zu erstellen. Dies gibt dem Unternehmen eine einfache und effektive Methode, auf verschiedene Papiere nach Nummern zu verweisen. Andere Versionen des Bates-Stempels können verwendet werden, um das Datum oder die Uhrzeit sowie Seitenzahlen oder andere Kennzeichnungen zu markieren. Spezialversionen können sogar verwendet werden, um Dokumente mit Firmennamen, Logos oder Copyright-Informationen zu kennzeichnen.
Aus den Anfängen der Standard-Stempel hat sich der Bates-Stempel entwickelt, um die Bedürfnisse vieler Benutzer zu erfüllen. Einige verfügen über eine Reihe von nummerierten Zifferblättern, die es dem Benutzer ermöglichen, das Datum oder die Seitenzahl mit jedem Stempel zu ändern. Andere ändern automatisch die angezeigte Nummer mit jedem Drücken des Stempels. Selbstfärbende Versionen drehen sich, um Tinte aus einem eingebauten Tintenbehälter zu ziehen, wodurch die Unordnung und die Unannehmlichkeiten eines separaten Tintenkissens vermieden werden.
Bis zum Ende des 20. Jahrhunderts waren viele Unternehmen von manuellen Bates-Stempeln auf elektronische Versionen dieser Technologie umgestiegen. Einige Softwareprogramme verfügen über integrierte Funktionen, um die Wirkung eines traditionellen Bates-Stempels zu simulieren. Andere Firmen verwenden spezielle Bates-Stempelsoftware, um vor dem Drucken auf jedem Dokument die gleiche Art von Erkennungszeichen zu erstellen.
Zu Beginn des 21. Jahrhunderts begannen einige Firmen, die traditionellen Bates-Stempelmarken durch ein modernes System, das als Hash-Wert bekannt ist, zu ersetzen. Hash-Werte bestehen aus computergenerierten Algorithmen, die für jedes Dokument automatisch eine eindeutige Identifikationsnummer erstellen. Der Hashwert stellt eine Art digitaler Fingerabdruck für jedes einzelne Dokument oder jede Seite dar und kann je nach Bedarf des Unternehmens auf unterschiedliche Weise erstellt werden.