Ein Befähigungszeugnis wird von der Kleinunternehmerverwaltung (SBA) ausgestellt, um die Leistungsfähigkeit eines Kleinunternehmens nachzuweisen. Die Bescheinigung ist in Fällen erforderlich, in denen das Kleinunternehmen der Niedrigbieter bei einem Regierungsauftrag ist und der mit der Zuschlagserteilung betraute Auftraggeber der Ansicht ist, dass das Kleinunternehmen die im Rahmen des Angebots geforderten Aufgaben nicht erfüllen kann. SBA-Experten überprüfen das Unternehmen im Detail, um seine Leistungsfähigkeit zu bewerten und ein Kompetenzzertifikat auszustellen, das die Vergabe des Auftrags an das Unternehmen erfordert. Ohne sie könnten Unternehmen, die neu in der Ausschreibung von öffentlichen Aufträgen sind, möglicherweise Schwierigkeiten haben, Aufträge von Vertragsbediensteten zu erhalten, die sich über ihre Leistungsfähigkeit nicht sicher sind. Der Kongress der Vereinigten Staaten erteilte der SBA die Befugnis, diese Entscheidungen für Regierungsaufträge zu treffen und Zertifikate zu überprüfen und auszustellen.
Es liegt an dem kleinen Unternehmen, dem ein Angebot verweigert wurde, ein Befähigungszertifikat bei der SBA zu beantragen. Der Kongress zählte einige der Kriterien auf, die der SBA überprüfen sollte, um zu entscheiden, ob ein Zertifikat ausgestellt werden soll. Dazu gehören die Hartnäckigkeit, Kreditwürdigkeit und Integrität des Unternehmens. Ein Auftraggeber kann ein Angebot nach jedem dieser Kriterien ablehnen, das Angebot muss jedoch zur Prüfung an die SBVg weitergeleitet werden. Der SBA beschränkt sich nicht nur auf diese Liste, sondern überprüft häufig andere Kriterien, um die Fähigkeiten und das Verantwortungsniveau des Unternehmens zu bestimmen.
Die SBA sendet einen Antrag auf ein Befähigungszeugnis gemäß dem Small Business Act an diejenigen Unternehmen, die die Ablehnung des Vertragsbeauftragten aufheben möchten. Die Anwendung wird häufig verwendet, um Finanz- und andere Daten über den Kleinunternehmer zu sammeln. Es enthält ein Formular für den Jahresabschluss, das Unternehmen ausfüllen müssen, in dem ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten aufgeführt sind; Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen; und eine vergleichende Aufstellung von Umsätzen, Gewinnen und Verlusten. Unternehmen müssen auch Informationen über ihre Einrichtungen und Ausrüstung bereitstellen, um der SBA zu helfen, die Fähigkeit des Unternehmens zur Vertragserfüllung zu überprüfen. Der Antrag schließt mit einer vom Antragsteller zu unterzeichnenden Vereinbarung ab, in der sich die Unternehmer verpflichten, innerhalb von zwei Jahren nach Ausstellung des Zertifikats keinen Vertreter der SBVg zu beauftragen und der SBVg während der Vertragserfüllung Zugang zu Finanz- und sonstigen Unterlagen zu gewähren.
Nachdem die SBA den Antrag auf Erteilung eines Befähigungszeugnisses erhalten hat, beginnt sie mit der Überprüfung des Unternehmens und benachrichtigt den Auftraggeber, der das Angebot zunächst abgelehnt hat. Die SBA entsendet häufig ein Team von Außendienstmitarbeitern, um die Fähigkeiten des Unternehmens zu bewerten. Das Team meldet seine Ergebnisse einem Prüfungsausschuss, der das Zertifikat genehmigt oder ablehnt.