Wenn es um die Verwaltung von Gesundheitsinformationen geht, verwenden Ärzte und Labortechniker eine Vielzahl von Methoden, um Patientenversorgungs- und Labornotizen für die spätere Verwendung in medizinischen Akten aufzuzeichnen. Ein solches Verfahren ist die Verwendung eines C-Phones, das ein digitales Aufnahmegerät ist, auf das per Telefon fernzugegriffen wird, um gesprochene Wörter aufzuzeichnen. Auf diese Weise können Ärzte und andere medizinische Fachkräfte auf effiziente Weise Informationen sicher aufzeichnen, so dass sie von Schreibkräften abgerufen und über Diktier- und Schreibgeräte auf Papier übertragen werden können.
Das C-Phone erhält seinen Namen von der Art und Weise, wie die aufgezeichneten Notizen vom Telefon an ein digitales Aufnahmegerät übertragen werden. Ein Koppler, ein spezielles Kabel, das eine Telefonanlage mit einem digitalen Aufnahmesystem verbindet, ist der Ursprung des „C“ in C-phone. Der Koppler ermöglicht es dem Arzt oder Labortechniker auch, Notizen über ein zentralisiertes Diktiersystem in einer Krankenhaus- oder Laborumgebung oder in einem ausgelagerten sicheren Telefonnetz aufzuzeichnen, das von einem Transkriptionsdienst verwaltet wird.
Die Funktionsweise eines C-Phones ist eigentlich ganz einfach. Ein Arzt oder Laborant wählt eine spezielle Nummer, die ihn mit dem Diktierdienst verbindet. Sobald die Telefonleitung den Anruf annimmt, im Allgemeinen durch einen speziellen Code, der in die Telefontastatur eingegeben wird, verbindet der Koppler die Telefonleitung mit dem digitalen Diktiergerät und die gesprochenen medizinischen Notizen können eingegeben werden. Während des Anrufs hat der Anrufer die Möglichkeit, Abschnitte der digital gespeicherten Notizen zu sichern, zu überprüfen und zu löschen. Nach Beendigung des Anrufs drückt der Anrufer einfach einen Code, um die Aufnahmesitzung zu beenden, oder legt auf, um die Verbindung zu trennen.
Gegenwärtig werden C-Telefone über ein computergestütztes System verwaltet, das mehrere gleichzeitig eingehende Telefonleitungen handhaben kann. Während Anrufern eine spezielle Nummer oder ein für ihr Konto eindeutiger Code zugewiesen werden kann, können bei anderen bis zu zehn Leitungen in einen Computer geleitet werden, der Patientenfallnotizen in einzelnen digitalen Dateien speichert. Diese Dateien werden sicher auf einem einzigen Server gespeichert, auf den nur autorisiertes Personal wie anderes medizinisches Personal oder Schreibkräfte zugreifen kann.
Mit dem Aufkommen der Mobiltelefontechnologie wird die Fernverwaltung von Aufzeichnungen über C-Phones von vielen Fachleuten in einer Vielzahl von Branchen zur bevorzugten Methode zur Aufzeichnung von Aufzeichnungen. Ärzte nutzen dieses System gerne wegen seiner bequemen und effizienten Art, die Patientenversorgung zu erfassen. Darüber hinaus können andere Fachleute wie Anwälte, Strafverfolgungsbeamte und allgemeine Geschäftsadministratoren eine Form der C-Phone-Technologie verwenden, wenn sie Besprechungen, Gerichtsverhandlungen und Fallnotizen für die spätere Verarbeitung durch erfahrene Transkriptionisten aufzeichnen.