C-Phone-Geräte findet man hauptsächlich im medizinischen Bereich, aber auch in Strafverfolgungsbehörden und Anwaltskanzleien. Dies sind spezielle Telefone, die keine normalen Anrufe tätigen, sondern es dem Anrufer ermöglichen, zu diktieren und Notizen aufzuzeichnen. Am anderen Ende der Telefonleitung hört sich die Schreibkraft die Notiz an – etwa eine Notiz über die Behandlung oder den Termin eines Patienten – und schreibt sie auf. Der Transkribierer muss sich Notizen machen, daher ist es wichtig, dass das C-Phone bequem zu bedienen ist. Beide Seiten, die das C-Telefon verwenden, müssen immer wieder dieselbe Nummer wählen, daher ist die Kurzwahl ebenso wie die Wiedergabefunktionen nützlich. Da das Telefon wie ein normales Telefon funktionieren kann, erhöht sich dessen Nützlichkeit.
Transkribierer müssen bei der Überprüfung der Aufzeichnungen eines C-Phones in der Regel Notizen vom Arzt oder einem anderen Fachmann aufschreiben. Es ist wichtig, sich beim Schreiben dieser Notizen wohl zu fühlen, um sicherzustellen, dass die Notiz korrekt ist. Telefone mit Headsets oder Freisprechfunktionen ermöglichen es dem Schreiber, die Notiz mit beiden Händen zu schreiben oder einzugeben, ohne abgelenkt zu werden.
Beide Seiten des Gesprächs, der Recorder und der Transcriber, werden immer wieder ähnliche Nummern wählen. Der Rekorder wählt eine Nummer, um seine Nachricht in einem speziellen Posteingang aufzuzeichnen, und der Schreiber wählt dieselbe Nummer, um die Nachricht abzuhören. Um sicherzustellen, dass niemand den falschen Posteingang anruft, und um den Zugriff auf den Posteingang zu erleichtern, ermöglicht die Kurzwahl sowohl dem Rekorder als auch dem Transcriber, eine einzige Taste zu drücken, anstatt mehrere Nummern zu wählen.
Einfache Nachrichten werden für einen Transkribierer wahrscheinlich leicht zu hören und aufzuschreiben sein, aber detaillierte Nachrichten können mehrere Wiedergaben erfordern, so dass die Fähigkeit zum Wiedergeben einer C-Phone-Nachricht erforderlich ist. Dies hilft auch dem Rekorder, falls er oder sie sicherstellen möchte, dass nichts in der Nachricht übersehen wurde. Das Zurückspulen hilft auch Transkriptoren und Rekordern, Abschnitte der Nachricht zu überprüfen, ohne alles noch einmal abspielen zu müssen.
Wenn der Schreiber auch als Sekretärin fungiert, hilft ihm ein C-Phone, das als normales Telefon fungieren kann, zusätzliche Aufgaben für den Profi zu erledigen. Dies hilft auch dem Rekorder, denn er oder sie kann Nachrichten aufzeichnen und dann Patienten und andere anrufen, um Nachrichten in Echtzeit weiterzugeben. Eine echte Telefonfunktionalität unterstützt die Aufnahmefunktionen eines C-Telefons nicht, macht das Telefon jedoch insgesamt nützlicher.