Eine Dockquittung ist ein rechtsgültiges Dokument, das bestätigt, dass ein Spediteur eine Sendung an einem Dock erhalten hat. Dadurch werden Haftung und Verantwortung für die Sendung vom Versender auf den Spediteur übertragen, unabhängig davon, ob sich die Ladung am Zielort befindet oder sich durch eine Reihe von Standorten zum Endempfänger bewegt. Zusammen mit anderen Aufzeichnungen über die Sendung wird die Dockquittung aufbewahrt, um den Transport der Ladung zu dokumentieren, und es werden in der Regel mehrere Kopien an interessierte Parteien gesendet, damit diese die Sendung erfolgreich verfolgen können.
Auf der Dockquittung vermerkt ein Bevollmächtigter die Ankunft der Sendung und gibt Auskunft darüber, was am Dock eingegangen ist. Aus Haftungsgründen wird auch der Zustand der Sendung dokumentiert. Alle gebrochenen Siegel, Schäden an Versandkisten und andere Probleme werden notiert und besprochen. Schadenersatzklagen im Falle von verlorenen, fehlenden, gestohlenen und beschädigten Waren erfordern, dass die Mitarbeiter die Quittungen, Frachtbriefe und andere Unterlagen sichten, um zu sehen, wann das Problem aufgetreten ist und wer für die Sendung während des Vorfalls verantwortlich war.
Viele Versender stellen elektronische Dockquittungen zur Verfügung. Die Quittung wird mithilfe eines Computersystems ausgefüllt und übermittelt, sodass jeder mit Zugriff auf das System eine sofortige Aktualisierung erhält. Die elektronische Hafenquittung kann auch zu Protokollen ausgedruckt werden und ist mit einem elektronischen Authentifizierungsschlüssel zur amtlichen Unterschrift eines Bevollmächtigten versehen. Da viele Menschen Sendungen in Echtzeit verfolgen wollen, werden elektronische Systeme in der Versandbranche stark genutzt.
Sobald eine Dockquittung unterzeichnet ist, haftet der Spediteur für das, was mit der Sendung passiert, während sie am Dock gelagert wird und bevor sie an einen anderen Ort gebracht wird. Wenn die Ladung eine besondere Behandlung erfordert, wie z. B. eine klimatisierte Lagerung, wird dies vermerkt und es werden Vorkehrungen getroffen, um sie sicher zu verwahren. Wachen sind normalerweise an einem Dock stationiert, um das Kommen und Gehen zu überwachen, mit dem Ziel, Diebstahl und andere Verluste zu verhindern. Wenn der Sendung im Hafen etwas passiert, kann der Spediteur die Kosten für den Ersatz oder die Reparatur übernehmen.
Standardisierte Dock-Quittungsformulare sind von einer Reihe von Unternehmen in der Schifffahrtsbranche erhältlich und können auch eigene erstellen. Bei der Prüfung solcher Dokumente ist es wichtig zu notieren, wer das Dokument unterschrieben hat und die Details im Dokument zu lesen, um sicherzustellen, dass es richtig und vollständig ist. Fragen oder Bedenken sollten sofort beantwortet werden.