Wenn ein Dokument jemandem übergeben wird, muss die Person, die das Dokument anbietet, häufig eine Aufzeichnung des Austauschs führen oder einen Nachweis dafür erbringen, dass das Dokument dem Empfänger ausgehändigt wurde. Aus diesen und anderen Gründen wird häufig eine Dokumentenquittung erstellt und muss vom Empfänger unterschrieben werden. Obwohl es kein Standardformular für einen Dokumentenempfang gibt, enthalten die meisten den Namen des Dokuments, das Datum und die Uhrzeit, die dem Empfänger vorgelegt wurden, und die Unterschrift der Person, die den Empfang des Dokuments angenommen hat.
Obwohl es andere Methoden gibt, um sicherzustellen oder zu beweisen, dass ein Dokument empfangen wurde, wie z. In Ermangelung eines formellen Unterzeichnerausweises oder einer Quittung, wie z. B. der Rückschein für einen beglaubigten Brief oder ein Paket, kann eine Dokumentenquittung verwendet werden. Wenn beispielsweise ein privater Kurierdienst in Anspruch genommen wird oder ein Dokument persönlich zugestellt wird, kann es sein, dass ohne Belegquittung kein Zustellnachweis vorliegt.
Die Verwendung eines Dokumentenbelegs wird am häufigsten für Rechtsdokumente verwendet; eine Dokumentenquittung kann jedoch für jede Art von Dokument verwendet werden. Im juristischen Bereich muss einem Kunden möglicherweise in letzter Minute eine Änderung eines Dokuments zugestellt oder ein Notfallantrag bei einem Gericht eingereicht werden, ohne auf einen herkömmlichen Postdienst warten zu müssen. Selbst die Post über Nacht bringt das Dokument oft nicht rechtzeitig ans Ziel. Folglich kann ein privater Kurierdienst in Anspruch genommen oder das Dokument persönlich übergeben werden. Bei Streitigkeiten über den Erhalt zu einem späteren Zeitpunkt kann eine Aufzeichnung der Lieferung erforderlich sein.
Die Immobilienbranche ist ein weiterer Bereich, in dem ein Dokumenteneingang häufig verwendet werden kann. Kaufangebote sind in der Regel zeitkritisch. Obwohl ein Angebot an einen Verkäufer gefaxt werden kann, möchten die Parteien, wenn das Angebot angenommen wird, in der Regel so schnell wie möglich eine unterzeichnete Originalkopie, was die Notwendigkeit erfordert, eine beschleunigte Zustellungsmethode wie einen privaten Kurierdienst zu verwenden . Der Empfangsnachweis erfolgt dann durch Verwendung einer Belegquittung.
Eine Dokumentenquittung kann aufwendig oder so einfach sein, wie es die Partei, die sie verwendet, wünscht. Sie enthält in der Regel den Namen und eine kurze Beschreibung des zuzustellenden Dokuments, die Seitenzahl, das Datum und die Uhrzeit sowie Platz für den Namen und die Unterschrift der Person, die das Dokument entgegennimmt. Die Quittung dient nicht nur als Nachweis für die Person, die das Dokument eingereicht hat, sondern kann auch für den Fall benötigt werden, dass es in Zukunft zu Streitigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten über den Eingang oder sogar den Erhalt des Dokuments kommt.