Viele Unternehmen und Organisationen haben eine Hassliebe zu ihren Telefondiensten entwickelt. Die Bereitstellung eines Telefonzugangs für die Öffentlichkeit kann zu Umsatzsteigerungen oder effektiver Kommunikation mit Kunden führen, erfordert aber auch gut ausgebildete Mitarbeiter, um die zusätzliche Arbeitsbelastung zu bewältigen. Ein Unternehmen kann möglicherweise nicht rund um die Uhr arbeiten, aber die Telefongesellschaft schläft nie. Hier füllen Anrufbeantworter eine wichtige Nische im Geschäft.
Frühe Beantwortungsdienste konzentrierten sich hauptsächlich auf die Annahme von Nachrichten für Kunden nach der normalen Arbeitszeit oder während des Urlaubs. Ein Arzt oder Anwalt kann beispielsweise einen Anrufbeantworter beauftragen, um Notrufe am Wochenende zu bearbeiten. Diese Anbieter von Anrufbeantwortern würden weitergeleitete Anrufe von der Geschäftslinie des Kunden empfangen und normalerweise ihre Grenzen als Hausmeister festlegen. Wichtige Anrufe können an eine Kontakttelefonnummer durchgestellt werden, anderen wird jedoch empfohlen, den Kunden direkt nach seiner Rückkehr ins Büro anzurufen.
Nachdem die Telekommunikationsdienste für Unternehmen so weit fortgeschritten sind, hat sich auch die Rolle der Anrufbeantworter geändert. Unternehmen können jetzt die meisten ihrer routinemäßig eingehenden Anrufe an professionelle Telefonempfangsmitarbeiter, die darin geschult sind, ihr System zu verstehen, „aussortieren“. Anfragen nach Arbeitszeugnissen können beispielsweise über Anrufbeantworter mit Zugang zu Personalakten bearbeitet werden. Bestellungen außerhalb der Geschäftszeiten können auch über ein maßgeschneidertes Computerprogramm mit spezifischen Kataloginformationen entgegengenommen werden.
Anrufbeantworter können auch kleineren Unternehmen helfen, größer zu erscheinen. Die Mitarbeiter des Anrufbeantworters können oft als Mitarbeiter des Unternehmens des Kunden aufgeführt werden. Anstatt zusätzliche Vertriebsmitarbeiter oder Rezeptionisten einzustellen, kann ein kleineres Unternehmen vorschlagen, dass Anrufer unter einer vorab vereinbarten gebührenfreien Nummer nach „Sheila oder Bill“ fragen. Kunden werden vielleicht nie merken, dass Sheila und Bill tatsächlich für einen Anrufbeantworter arbeiten. Einige Anrufbeantworter schulen ihre Mitarbeiter sogar zu aktiven Telefonverkäufern für ihre Kunden.
Anrufbeantworter variieren stark in Preis und Flexibilität. Ein einfacher Anrufbeantworter kostet möglicherweise nur ein paar Dollar im Monat, aber Telefonanrufe können von Personen entgegengenommen werden, die mit den Bedürfnissen eines bestimmten Kunden nicht vertraut sind. Professionelle Anrufbeantworter können ihre Pläne normalerweise an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Einige bezahlte Schulungen können erforderlich sein, bevor die zugewiesenen Mitarbeiter die Telefonleitungen übernehmen können. High-End-Anrufbeantworter können alles von der telefonischen Nachrichtenübermittlung über den Versand bis hin zum Telefonverkauf bieten. Diese Dienstleister werben stark in Fachzeitschriften und im Internet. Einige verlangen möglicherweise eine erhebliche Einrichtungsgebühr, während andere eine monatliche Flatrate für eine gebührenfreie Nummer und die Dienste ihrer Mitarbeiter anbieten.
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