Sitzungsprotokolle sind eine schriftliche Aufzeichnung der wichtigsten Themen und Entscheidungen, die während einer Sitzung getroffen wurden. Bei einer formellen Vorstandssitzung ist der Vorstandssekretär normalerweise für die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls verantwortlich, das dann als wichtige rechtliche Dokumente gilt. Viele Sitzungen beginnen mit einer Durchsicht des Protokolls der letzten Sitzung, die ganz oben auf der Tagesordnung der Sitzung steht. Wenn die Besprechungsteilnehmer zustimmen, dass diese Protokolle genau das widerspiegeln, was während der letzten Besprechung passiert ist, werden sie bei der aktuellen Besprechung offiziell genehmigt.
Eine Person, die für die Protokollierung von Besprechungsprotokollen verantwortlich ist, notiert häufig wichtige Punkte, die während der Besprechung auftreten, z wem sie zugewiesen wurden. Diese in Kurzschrift verfassten Notizen werden dann in ein formelles Dokument getippt, manchmal von einer anderen Person als dem Protokollführer, und das Dokument wird als Aufzeichnung des Verlaufs der Besprechung aufbewahrt. Anstelle oder zusätzlich zu handschriftlichen Notizen nimmt die mit der Protokollierung beauftragte Person manchmal auch die Sitzung auf einem Tonbandgerät auf. Das Band kann dann an ein Diktiergerät angeschlossen werden, um die Aufnahme in ein formelles Protokolldokument zu übertragen.
Ein formelles Besprechungsprotokoll beginnt normalerweise mit der Angabe des Namens des Unternehmens oder der Organisation; Ort, Uhrzeit und Datum des Treffens; und eine Liste der anwesenden Personen (Teilnehmer). Als nächstes sollte das Protokoll in Absatz- oder Stichpunktform angeben, welche Themen in der Sitzung behandelt wurden, und zwar in der Reihenfolge, in der sie erörtert wurden. Wenn eine Person einen wichtigen Punkt anspricht, sollte der Name dieses Redners dem Punkt zugeschrieben werden, wie er im Protokoll festgehalten wird. Das Paraphrasieren des Standpunkts des Redners ist im Allgemeinen in Minuten anstelle von wörtlichen Zitaten akzeptabel.
Da nicht alles, was während einer Sitzung gesagt wurde, in das Protokoll aufgenommen werden kann oder sollte, ist es eine gute Faustregel, sicherzustellen, dass alle offiziellen Entscheidungen und Beschlüsse der Organisation höchste Priorität haben. Alle während der Sitzung vorgelegten Finanzberichte oder -erklärungen oder besprochenen Rechtsangelegenheiten sollten ebenfalls in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden.