Ein Passivbuch ist ein Finanzbuch von Banken, das alle aktuell ausstehenden Kredite der Bank dokumentiert und direkt mit deren Hauptbuch verknüpft ist. Da Kredite die primäre Ertragsquelle von Banken sind, ist das Passivbuch gleichzeitig eine Aufstellung der Einnahmen der Bank. In der Vergangenheit bestand ein Kreditorenbuch aus eindeutigen Hauptbuchkarten für jeden Kreditnehmer mit mehreren vertikalen Spalten, in denen Details des Kredits aufgeführt waren, die in einer Buchform angeordnet werden konnten. Wenn ein Kredit abbezahlt wurde, zog der Bankmanager lediglich einen roten Strich durch den Eintrag im Hauptbuch. Viele Banken haben seit 2011 in ihrer Kreditabteilung auf ein elektronisches Format für die Speicherung von Verbindlichkeiten-Ledger-Daten umgestellt.
Bei der Rückzahlung eines Darlehens an eine Bank wird der Eintrag sowohl im Passivbuch als auch im Abschnitt Wechseldiskont des Hauptbuchs der Bank fortgeschrieben. Den genauen Überblick über solche Bankaktivitäten zu behalten, wird als Liability Management bezeichnet und ist besonders wichtig für multinationale Banken, die Kredite und Kredite an andere Banken vergeben. In diesem Fall wird das Haftungs-Ledger als Eventual-Haftpflicht-Ledger bezeichnet und dient der Erfassung jeder Gutschrift einer ausländischen Bank oder natürlichen Person an die buchführende Bank. Dies stellt somit die Eventualverbindlichkeit der Bank gegenüber ihren ausländischen gewerblichen Gläubigern dar.
Bankpraktiken können sehr komplex werden, da Banken anderen Banken über Landesgrenzen hinweg Kredite verleihen oder Vermögenswerte ausländischer Unternehmen halten. Dafür wird das Passiv-Ledger vielschichtig. Gutschriften werden zunächst im Hauptbuch nach Bank oder Einzelperson gruppiert und dann unter eindeutigen Konten gruppiert. Jedes dieser Konten ist weiter in Regionen nach Stadt, Provinz und Herkunftsland unterteilt. Dies erleichtert die Rückverfolgung im Ledger zu einer bestimmten Region des Bankgeschäfts, wie zum Beispiel alle Konten, die für deutsche Bankkonzerne von der Bank of New York in den USA geführt werden. Diese Informationen werden als so wichtig erachtet, dass in der Regel wöchentlich von der Bank ein Bericht über den Stand der Konten für ihre leitenden Angestellten und ausländischen angeschlossenen Buchhalter erstellt wird.
Das Passivbuch ist das direkte Gegenteil des Einlagenbuchs, das Banken führen, um Aufzeichnungen über die laufenden Einlagen zu führen und die vorhanden sind. Während im Einlagenbuch die Schulden der Bank gegenüber ihren Kunden festgehalten werden, findet in der Regel viel mehr Aktivität im Passivbuch statt, da es über die Kreditabteilung das Zentrum der Bankgeschäfte bildet. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Bank an großen Unternehmenstransaktionen beteiligt ist und sich nicht auf lokale Verbraucherdienstleistungen konzentriert.
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