Total Asset Management ist eine Geschäftstätigkeit, die sowohl Buchführung als auch physische Tätigkeiten umfasst. Unternehmen haben oft unterschiedliche – wenn auch manchmal ähnliche – Methoden zur Verwaltung der Vermögenswerte, die für die Führung des Unternehmens erforderlich sind. Diese Methoden umfassen oft entweder Facility- oder Foundation-Asset-Management. Ersteres ist in gewinnorientierten Unternehmen üblich, während letzteres eher in gemeinnützigen Unternehmen der Fall ist. Unternehmen können beide übergreifenden Methoden anwenden, um das Total Asset Management zu vervollständigen.
Facility Asset Management trennt die Positionen nach Assetklassen. Klassen umfassen oft Eigentum, Gebäude und Infrastruktur zusammen mit Ausrüstung, Fahrzeugen und anderen Gegenständen. Physische Kontrolle ist notwendig, um die Vermögenswerte zu schützen, die ein Unternehmen in seinen Einrichtungen speichert oder verwendet. Beispielsweise muss ein Unternehmen möglicherweise Vermögenswerte in Gebäuden und bestimmten Räumen sperren. Die Beschränkung des Zugriffs auf die Vermögenswerte stellt sicher, dass Mitarbeiter die Gegenstände nicht missbrauchen, für die ein Unternehmen reichlich Geld ausgibt, um es in Betrieb zu nehmen.
Die Vermögensverwaltung der Stiftung ist eine ganz andere Methode der Gesamtvermögensverwaltung. Dieser Prozess trennt Vermögenswerte nach den Klassen Mensch, Intellektuell, Politik und Finanzen. Diese Vermögenswerte sind sowohl physischer als auch immaterieller Natur. Gemeinnützige Unternehmen verwenden diesen Gesamt-Asset-Management-Prozess, um die Trennung zwischen den Vermögenswerten für die spezifische Verwendung in verschiedenen philanthropischen Aktivitäten aufrechtzuerhalten. Andere Vermögensgruppen können in gemeinnützigen Organisationen auftreten, wenn sie bestimmte Vermögensspenden von externen Personen erhalten.
Das Total Asset Management erfordert neben der Trennung von Sachwerten auch eine ordnungsgemäße Buchführung. Für jede Anlagegruppe müssen Unternehmen einen Dollarbetrag hinterlegen und diesen in die Jahresabschlüsse aufnehmen. Die Bilanz behält normalerweise den Dollarwert für Vermögenswerte. In dieser Aufstellung ist in der Regel der historische Preis von physischen Vermögenswerten enthalten. Abhängig von den aktuellen Rechnungslegungsgrundsätzen kann der Marktwert jedes Vermögenswerts in der Aufstellung enthalten sein, da dieser die tatsächlichen Wiederbeschaffungskosten darstellt.
Ein computergestütztes Asset-Management-System kann erforderlich sein, um Asset-Aufzeichnungen im gesamten Asset-Management-Prozess zu verfolgen und zu pflegen. Diese Systeme verwenden häufig Strichcodes und Scangeräte, um Vermögenswerte im Unternehmen physisch zu verfolgen. Zum Beispiel hat jeder Computer, der in einem Büroraum verwendet wird, einen Strichcode auf dem Monitor und dem Tower. In regelmäßigen Abständen scannt ein Mitarbeiter jeden Strichcode, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Vermögenswerte im Büro erfasst. Jede physische Asset-Gruppe verfügt normalerweise über einen eigenen Satz von Strichcodes zur Verfolgung von Assets.
Große Unternehmen haben oft einige Mitarbeiter, die Assets verfolgen. Diese Personen sind für die Verfolgung von physischen und immateriellen Vermögenswerten verantwortlich. Am Ende der Bestandsaufnahme der Sachanlagen ist eine Abstimmung mit den Buchführungsbüchern erforderlich, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.
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