Ein Hotel-Backoffice ist ein Raum oder Raum in einem Hotel, der eingerichtet ist, um einige der übergeordneten Finanzaufgaben und andere Probleme dieser Art von Geschäft zu erledigen. In diesem Teil des Hotels befinden sich in der Regel auch die Büros der höheren Führungskräfte. Größere Hotels oder Franchiseunternehmen in einer Kette haben möglicherweise mehr Elemente im Backoffice als kleinere, unabhängig geführte Hotels, die manchmal überhaupt kein Backoffice haben.
Eine der wichtigsten Funktionen eines Hotel-Backoffice ist die Einrichtung für den Umgang mit langfristigen Finanzinformationen. Softwareunternehmen verkaufen in der Regel Backoffice-Software für Hotels, die dabei hilft, jährliche Buchhaltungsberichte bereitzustellen oder langfristige Finanzdetails zu organisieren. Dies steht im Gegensatz zum Front Office oder der Rezeption eines Hotels, wo Mitarbeiter auf niedrigeren Ebenen im Allgemeinen von Gästen erhaltenes Bargeld aufbewahren und aktuelle Informationen über nächtliche oder wöchentliche Finanzdaten sowie Kreditkartendaten für die letzten Gäste verwalten.
Größere Hotels verfügen oft über eine ausgeklügelte Datenbank für Gästeinformationen und Archivierungsdaten. Dies ist oft im Hotel-Backoffice untergebracht oder wird als Teil eines Backoffice-Betriebs betrachtet. Diese Art von Informationen ist wichtig, um vergangene Aufenthalte eines bestimmten Gastes bestätigen zu können und um komplexe Berichte über die belegten Zimmerraten sowie alle praktischen Ausgaben für das Hotel auf Jahres- oder Langzeitbasis zu erstellen. Ein langfristiges Gesamtbudget für ein Hotel würde in der Regel im Backoffice generiert.
Ein weiterer Vergleich zwischen der Rezeption oder dem Front Office eines Hotels und seinem Back Office basiert auf der Art und Weise, wie Hotelmitarbeiter im Allgemeinen angeordnet sind. Normalerweise kümmern sich Mitarbeiter an der Rezeption um aktuelle Gästeprobleme und interagieren direkt mit Gästen. Gästemanager können auch hinter der Rezeption arbeiten. Im Gegensatz dazu arbeitet ein General Manager eines Hotels normalerweise im Backoffice des Hotels und würde selten mit der Kundschaft interagieren. Spezielle Verkaufsleiter oder andere, die nicht mit aktuellen Gästen zu tun haben, arbeiten normalerweise ebenfalls aus dem Backoffice-Bereich oder einem anderen separaten Büro zusammen mit Buchhaltern und Managern des Wartungs- oder Housekeeping-Personals.
Eine andere Möglichkeit, ein Backoffice für ein Hotel zu verstehen, besteht darin, Franchise-Hotels zu bewerten, die Teil einer größeren Kette sind. In diesen Hotels wird vieles von dem, was an die Konzernzentrale gemeldet wird, im Backoffice untergebracht. Wo die Rezeption oder das Front Office dem Kundenservice gewidmet ist; Ein Backoffice kann einen ganz anderen Stil haben, je nachdem, wie die Hotelkette von oben geführt wird.
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