Ein Kassenjournal ist ein einfaches Papier- oder elektronisches Dokument, das verwendet wird, um sofortige Buchungen von Einnahmen und Ausgaben vorzunehmen. Transaktionen, die in dieses Journal eingetragen werden, werden in der Regel täglich oder zumindest in chronologischer Reihenfolge erfasst. Ein Teil des Charmes des Dokuments besteht darin, dass als Einzelposten erfasste Finanztransaktionen bei Bedarf schnell überprüft werden können und eine schnelle Referenz bei der Eingabe der Transaktionen in andere Abschnitte der Buchhaltung bietet.
Unternehmen können ein Kassenjournal verwenden, um ein breites Spektrum an Belegen und Zahlungen zu verwalten, oder es kann verwendet werden, um einen Tätigkeitsbereich zu verfolgen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein einfaches Journal zu führen, um die Einnahmen und Auszahlungen im Zusammenhang mit einem Kleinkassenfonds aufzuzeichnen. So können autorisierte Mitarbeiter eine Transaktion aus der Kasse abwickeln und eine schnelle Eingabe mit den Basisinformationen vornehmen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Transaktion vollständig im Bilanzbuch oder anderen geeigneten Aufzeichnungen dokumentiert werden.
Der Schlüssel zu einem effektiven Kassenbuch besteht darin, genügend Informationen zu jeder Finanztransaktion einzugeben, um die Einnahmen oder Ausgaben ordnungsgemäß zu erfassen. Im Allgemeinen enthält das Dokument Spalten, in denen grundlegende Details wie der Absender der Transaktion, die Ein- oder Auszahlung, der mit dem Posten verbundene Geldbetrag, das Datum der Transaktion und eine kurze Beschreibung der Aktion aufgezeichnet werden. Dies sind in der Regel ausreichend Informationen, um zu einem späteren Zeitpunkt eine umfassendere Erfassung zu ermöglichen.
Auch ein Haushaltsbudget kann von diesem Prinzip profitieren. Mit einem einfachen Kolumnenbuch oder einer elektronischen Tabellenkalkulation ist es möglich, ein einfaches Tagebuch zu erstellen, das jeder verwenden kann. Auf diese Weise können alle mit der Haushaltsführung verbundenen Ausgaben sowie die dafür vorgesehenen Mittel nachverfolgt werden.