Um ein Kassenbuch zu führen, müssen Sie zunächst entscheiden, ob Sie ein schriftliches Protokoll führen oder Transaktionen auf einem Computer aufzeichnen möchten. Anschließend müssen Sie ein Protokoll erstellen oder abrufen, das die entsprechenden Eingabespalten enthält, z. B. für Daten, Transaktionsbeträge, Einnahmen- oder Ausgabenbeschreibungen und Salden. Sobald dieses Protokoll erstellt wurde, können Sie den Überblick behalten, indem Sie einfach jedes Mal aufzeichnen, wenn Sie etwas mit Barkasse bezahlen oder Geld in diesem Formular erhalten. Darüber hinaus können Sie davon profitieren, indem Sie Belege aufbewahren, um Ihre Protokolleinträge zu sichern.
Wenn Sie ein Kassenbuch führen müssen, ist es wichtig zu wissen, dass Sie bei der Erstellung Wahlmöglichkeiten haben. Sie können ein schriftliches Protokoll, ein Computersoftwareprogramm, das speziell für die Aufzeichnung von Kleingeldtransaktionen entwickelt wurde, oder auch nur eine Computertabelle verwenden, um Ihr Protokoll zu erstellen. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, eine Computeroption zum Aufzeichnen von Bargeld zu verwenden, ist es normalerweise wichtig, dass Sie Ihre Dateien regelmäßig sichern. Wenn Sie nicht daran denken, dies zu tun, kann es schwierig sein, herauszufinden, wie Sie Ihr Kleingeld ausgegeben haben, und Ihre Ausgaben nachzuweisen, wenn Ihr Computersystem abstürzt.
Typischerweise hat ein Kassenbuch einen bestimmten Bereich zum Aufzeichnen verschiedener Daten. Beispielsweise sollte das von Ihnen erstellte Protokoll eine Spalte für die Eingabe des Datums, an dem Sie bar bezahlt oder Bargeld erhalten haben, sowie eine Spalte für die Angabe, ob Sie eine Quittung zur Dokumentation der Transaktion erhalten haben, enthalten. Ihr Protokoll sollte auch einen Bereich enthalten, in dem die Person aufgeführt ist, an die Sie Bargeld gezahlt haben oder von der Sie Geld erhalten haben, und den Betrag der Transaktion. Außerdem benötigen Sie einen Bereich zur Beschreibung der Transaktion. In diesem Bereich können Sie beispielsweise vermerken, dass Sie für Verbrauchsmaterialien bezahlt oder eine Spende erhalten haben.
Wenn Sie ein Logbuch für Kleingeld führen, müssen Sie auch den Saldo auf Ihrem Konto im Auge behalten. Das bedeutet, dass Sie nach jeder Transaktion eine Spalte benötigen, in der Sie den Saldo Ihrer Kassenkasse vermerken. Den Überblick zu behalten ist nicht nur eine gute Buchführung, sondern macht es auch einfacher zu erkennen, wann es Zeit ist, Ihre Kassenkasse aufzufüllen.
Wenn Sie ein Unternehmen mit Mitarbeitern führen, müssen Sie entscheiden, wer Zugriff auf Ihre Portokasse hat und für die Führung des Protokolls verantwortlich ist. Wenn mehrere Personen Zugriff haben, benötigen Sie ein System zur Erfassung, wer für welche Transaktion verantwortlich ist. Sie können dies protokollieren, indem Sie Ihrem Protokoll eine Spalte für den Namen des Mitarbeiters hinzufügen.
Neben dem Führen eines Kassenbuches ist es auch wichtig, alle Quittungen, die Sie in Bezug auf die Portokasse erhalten, aufzubewahren. Dazu gehören sogar die Quittungen für die kleinen Beträge, die Sie als nicht sehr wichtig erachten. Möglicherweise benötigen Sie diese Quittungen später, um einen Teil Ihrer Ausgaben nachzuweisen.