Ein Gehaltsabrechnungsbuch ist eine Methode zum Aufzeichnen der Zahlungsinformationen für jeden Mitarbeiter oder Auftragnehmer, der Gelder von der Gehaltsabrechnungsabteilung eines Unternehmens erhält. Obwohl Gehaltsabrechnungsbücher einst einfache Papierbücher mit verschiedenen Spalten zum Aufzeichnen von Informationen waren, führen die meisten Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungsbücher heute auf Computern und verwenden bei Bedarf Tabellenkalkulationen oder kompliziertere Gehaltsabrechnungssoftwareprogramme. Der Vorteil der Verwendung eines Gehaltsbuchs besteht darin, dass der Arbeitgeber oder Gehaltsabrechnungsmitarbeiter auf einen Blick sehen kann, welcher Geldbetrag an welchen Mitarbeiter ausgezahlt wurde, und es dient normalerweise als Sicherungsdokument für Steuerzwecke.
Die meisten größeren Unternehmen verfügen über eine eigene Gehaltsabrechnungsabteilung, deren Aufgabe es ist, das Gehaltsbuch zu führen und sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt und pünktlich erfolgen. Kleinere Unternehmen oder Einzelpersonen, die Mitarbeiter bezahlen müssen, müssen wahrscheinlich selbst Lohnbuchhaltungsbücher führen. Es macht wirklich keinen Unterschied, ob dies auf einem Computer oder auf einem Papierbuch geschieht; manche Leute finden einfach eine Methode bequemer und fehlersicherer als die andere, oder sie haben eine Methode gelernt und sind zurückhaltend, eine andere auszuprobieren. In den meisten Fällen ist es nicht erforderlich, die Lohnbuchhaltung besonders kompliziert zu gestalten.
Es ist hilfreich für jemanden, der ein Lohnbuchhaltungs-Ledger verwenden muss, um im Voraus zu bestimmen, wie viele Spalten benötigt werden. Bei einem einfachen Gehaltsabrechnungsbuch beginnen die meisten Leute mit einer Spalte für den Namen des Mitarbeiters; eine weitere Spalte für seine Berufsbezeichnung und seinen Status, z. B. Voll- oder Teilzeit; und eine dritte Spalte für den Lohnzeitraum oder die Anzahl der Stunden im Lohnzeitraum. Die nächste Spalte sollte den Bruttobetrag des Gehaltsschecks enthalten, also den Betrag vor Steuern. Die nächsten beiden Spalten enthalten in der Regel Abzüge wie Einkommensteuer oder andere Abzüge, z. B. für Leistungen. Die letzte Spalte kann dann den Nettobetrag des letzten Gehaltsschecks enthalten – was der Mitarbeiter tatsächlich mit nach Hause nimmt.
Bei Bedarf können weitere Spalten hinzugefügt werden, dies sind jedoch die typischsten Einschlüsse in einem Gehaltsabrechnungsbuch. Jede der Spalten kann dann ausgeglichen werden, indem man sie quer und nach unten addiert und dann sicherstellt, dass die Zahlen alle übereinstimmen. Unternehmen gleichen ihre Ledger in der Regel wöchentlich oder monatlich aus, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und der Komplexität der Lohnbuchhaltung. Wenn die Steuerzeit kommt, können sie sehr hilfreich sein, um Steuern einzureichen oder einem Buchhalter oder Steuerberater Informationen zur Verfügung zu stellen.