Ein Lohnverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, die für die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens verantwortlich ist. Eine Person oder ein Unternehmen, die als Gehaltsabrechnungsdienstleister fungiert, hat in der Regel die Aufgabe, Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten und Mitarbeiterschecks, Direkteinzahlungen und andere Zahlungsmethoden vorzubereiten. In einigen Fällen kann er auch für die Verarbeitung der Zahlungen unabhängiger Auftragnehmer verantwortlich sein. Als Teil dieses Prozesses werden Zahlungsabwickler in der Regel mit dem Einbehalt von Quellensteuern von Mitarbeiterzahlungen gemäß den geltenden Gesetzen in der jeweiligen Rechtsordnung beauftragt. Ebenso muss er möglicherweise Gelder für Rentenkonten und andere freiwillige Arbeitnehmerbeiträge einbehalten.
Wenn ein Mitarbeiter und manchmal ein unabhängiger Auftragnehmer von einem Unternehmen fällige Zahlungen erhalten, ist es normalerweise ein Zahlungsabwickler, der dies geschieht. Ein Zahlungsabwickler verwendet die von einem Unternehmen bereitgestellten Aufzeichnungen, um zu ermitteln, wie viele Stunden eine Person gearbeitet hat und welchen Stundenlohn sie hat. Wenn eine Person jedoch ein festes Gehalt erhält, kann der Auftragsverarbeiter stattdessen Firmenunterlagen verwenden, um den in einem Lohnzeitraum geschuldeten Gehaltsbetrag zu ermitteln. Dieser Betrag wird zum Bruttolohn, der dem Arbeitnehmer zusteht, obwohl es möglicherweise nicht der Betrag ist, den er tatsächlich erhält.
An den meisten Orten erstellt ein Lohnverarbeiter nicht einfach Mitarbeiterschecks basierend auf dem Bruttobetrag des Gehalts des Mitarbeiters. Stattdessen muss er häufig eine Reihe von obligatorischen Steuern von der Zahlung des Arbeitnehmers einbehalten. Er kann jedoch auch Beträge für Sachen einbehalten, denen der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Er muss beispielsweise Beiträge für Renten- und Krankenversicherungskonten einbehalten. Lohnsteuereinbehalte können je nach Gerichtsbarkeit, Arbeitgeber und individuellem Mitarbeiterwunsch variieren.
Ein Gehaltsabrechnungsprozessor muss manchmal das Gehalt eines Mitarbeiters vom Basisbetrag anpassen, wenn er Gehaltsschecks vorbereitet. Zum Beispiel muss er in einigen Fällen Anpassungen für Dinge wie Urlaub oder Krankheit vornehmen. Er kann auch das Urlaubsentgelt eines Arbeitnehmers anpassen. In einigen Fällen muss eine Person oder ein Unternehmen mit diesem Titel auch den fälligen Betrag berechnen und die Zahlung eines Mitarbeiters aufgrund der Überstundenvergütung anpassen.
Häufig handelt es sich bei einem Gehaltsabrechnungsprozessor um eine Einzelperson, aber manchmal wird die Aufgabe von einem ganzen Team, einer Abteilung oder einem Gehaltsabrechnungsunternehmen übernommen. Manchmal handelt es sich bei einem Lohnabrechnungssachbearbeiter um einen Firmenmitarbeiter, der die Lohnabrechnung für mindestens einen Mitarbeiter übernimmt. In sehr kleinen Unternehmen kann der Betriebsinhaber die Lohnabrechnungen selbst abwickeln. Teilweise sind jedoch ganze Abteilungen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beschäftigt, manche Unternehmen lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung sogar an Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste aus.