Ein virtueller Buchhalter ist ein Profi auf seinem Gebiet, der von einem entfernten Standort aus arbeitet und nicht in einer traditionellen Büroumgebung. Er ist im Allgemeinen ein unabhängiger Auftragnehmer, der seinen Kunden durch Softwareprogramme, gemeinsame Nutzung von Datenbanken, E-Mail und Fax umfassende allgemeine Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen anbietet. Homeoffices sind in der Regel der einzige physische Standort des Geschäftsbetriebs.
Genau wie ein traditioneller Buchhalter verfügt ein virtueller Buchhalter in der Regel über Kenntnisse in einer Vielzahl von Buchhaltungsanwendungen. Er beherrscht in der Regel die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, den Kontenabgleich und die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Führen von Hauptbüchern und anderen Aufzeichnungen von Transaktionen ist normalerweise ein regelmäßiger Bestandteil seiner Arbeit.
Neben einem umfassenden Verständnis der Buchführungs- und Rechnungslegungsgrundsätze verfügt ein virtueller Buchhalter oft über Zugriff und Kenntnisse über eine breite Palette von Buchhaltungssoftware. Einige Softwareprogramme sind Buchhaltungssysteme, die einfach Einnahmen und Ausgaben verfolgen und Schecks generieren. Die fortgeschritteneren Programme können Steuern schätzen, Jobkosten berechnen, Projekte verwalten und in Verbindung mit Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogrammen arbeiten.
Ein von virtuellen Buchhaltern immer beliebter werdendes Werkzeug ist ein elektronisches Scangerät, das Geschäftsbelege, Visitenkarten und wichtige Briefe und Dokumente scannt, kategorisiert und speichert. Die meisten dieser Geräte sind von lokalen und regionalen Aufsichtsbehörden als so genau anerkannt, dass Originalbelege und -dokumente nach dem Scannen und Speichern verworfen werden können. Dies reduziert den Platz, den ein virtueller Buchhalter benötigt, um sein Geschäft zu führen und gleichzeitig mehrere Kunden zu bedienen.
Eine Person in diesem Bereich muss häufig zusätzliche Dienstleistungen erbringen, die für die Branchen, in denen ihre Kunden tätig sind, einzigartig sind. Beispielsweise müssen kleine unabhängige Einzel- und Großhandelsbetriebe häufig Bestellungen verfolgen oder Kopien von Kundenrechnungen aufbewahren. Verkäufer und Herstellervertreter können den Buchhalter bitten, auch Kreditanträge zu bearbeiten und Referenzen zu überprüfen. Kunden können ihn auch bitten, Jahresabschlussberichte zu erstellen oder W-9- oder 1099-Steuerdokumente an Mitarbeiter auszustellen.
Ein High-School-Abschluss ist im Allgemeinen die erforderliche Mindestausbildung, um ein virtueller Buchhalter zu werden, aber ein Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich kann die Berufsaussichten angehender Kandidaten verbessern. Um als virtueller Buchhalter erfolgreich zu sein, sind in der Regel beispielhafte mathematische Fähigkeiten erforderlich. Ein hohes Maß an Organisation und Liebe zum Detail sind hilfreiche Eigenschaften in dieser Position. Da ein virtueller Buchhalter in der Regel alleine arbeitet, sind Eigenmotivation und Konzentration in der Regel auch für den Erfolg unerlässlich. Verlässlichkeit, Integrität und Diskretion sind normalerweise hoch angesehene Eigenschaften aufgrund der Art der Informationen, die die Kunden des virtuellen Buchhalters regelmäßig mit ihm teilen müssen.