Buchhaltungsfachleute sind ein integraler Bestandteil der Finanz- und Rechnungswesenabteilungen eines Unternehmens. Die Person in der Rolle eines Buchhaltungsspezialisten ist für die Bearbeitung von Forderungen und Verbindlichkeiten verantwortlich. Die Person kann auch das Hauptbuchkonto verwalten, Rechnungen in das Zahlungssystem eingeben, Zahlungen auf Debitorenkonten buchen und Zahlungen an Kreditoren verarbeiten.
Obwohl die Prozesse einer Buchhaltungs- oder Finanzabteilung variieren können, ist ein Element, das normalerweise konsistent ist, der Bedarf der Abteilung für Einzelpersonen, Zahlungen zu verarbeiten, entgegenzunehmen und zu verwalten. Buchhaltungsexperten sind das Herzstück des Finanzmanagements eines Unternehmens. Sobald Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen eingehen, verbucht der Buchhaltungsspezialist diese Zahlungen auf das entsprechende Konto. In kleinen Unternehmen und Betrieben kann die Person in der Rolle auch Bankeinlagen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung erledigen.
Ähnlich wie bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen müssen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ordnungsgemäß bearbeitet und verrechnet werden. Die ausgezahlten Gelder werden in der Regel von den Betriebs- oder Finanzkonten des Unternehmens abgezogen. Der Buchhaltungsspezialist kann auch Zahlungen innerhalb des Hauptbuchkontos eines Unternehmens anwenden und abgleichen. Es ist wichtig, dass erhaltene und ausgezahlte Gelder genau erfasst und gemeldet werden. Die Cashflows des Hauptbuchkontos eines Unternehmens werden verwendet, um die Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen des Unternehmens zu aktualisieren und zu erstellen.
Der Buchhaltungsspezialist sollte über Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung verfügen. Zahlungen an und von Lieferanten werden gemäß dem verwendeten Zahlungsmanagementsystem und dem vom Unternehmen festgelegten Protokoll erfasst. Der Buchhaltungsspezialist hat die Aufgabe, Zahlungen auf Kreditorenkonten zu verbuchen und die Verarbeitung und Erfassung der eingelösten Schecks sicherzustellen. Lieferanten, die auf wiederkehrender Basis bezahlt werden, erfordern oft die Erstellung einer Bestellung. Der Buchhaltungsspezialist kann die Zahlungen von Bestellungen an laufende Verkäufer und andere Dienstleister einrichten und verwalten.
Journalbuchungen werden verwendet, um Buchhaltungstransaktionen aufzuzeichnen. Der Buchhaltungsspezialist ist für die Durchführung von Journalbuchungen für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsaktivitäten verantwortlich. Es ist gängige Geschäftspraxis, dass die Buchungen am Ende eines jeden Monats sowie am Ende des Geschäftsjahres abgestimmt werden. Die Buchungen, die der Buchhaltungsspezialist im Hauptbuch vornimmt, müssen präzise sein, damit der Abgleich den Zahlungsverlauf und die Kontostände des Unternehmens korrekt widerspiegelt.
Um als Bilanzbuchhalterin arbeiten zu können, sollte ein Bewerber einen Hauptschulabschluss oder einen gleichwertigen Abschluss haben. Er oder sie sollte auch Erfahrung mit der Arbeit in einer Buchhaltungsabteilung haben; Diese Erfahrung sollte die Zahlungsabwicklung, Debitoren-, Kreditoren- und Zahlungsabstimmung umfassen. EDV-Kenntnisse sind ebenfalls erforderlich, da ein Großteil der Arbeit eines Buchhaltungsspezialisten mit computergestützter Buchhaltungssoftware erledigt wird.