Ein Workflow-Prozess ist eine Abfolge von Schritten, die verwendet werden, um ein Dokument, einen Arbeitsauftrag oder eine Information durch eine Organisation zu verarbeiten. Um als Workflow-Prozess definiert zu werden, müssen die Schritte mit geringer Variation wiederholbar sein. Sie müssen einem definierten Zweck dienen, indem sie standardisiertes Input- und Outputmaterial verwenden. Der Begriff wird in der Programmierwelt auch verwendet, um den Code zu bezeichnen, der ausgeführt wird, um eine bestimmte Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge auszuführen.
Das Fließband war das früheste Beispiel für einen Workflow-Prozess. Nehmen Sie eine Firma, die Fahrräder baut. Ein Fabrikarbeiter kann die Rahmen schweißen, der nächste lackieren, der nächste baut den Sitz ein und so weiter. Das Fahrrad wird mit einer Reihe von Schritten gebaut.
Jedes Teammitglied kennt seinen Job und erledigt ihn jedes Mal in der gleichen Reihenfolge. Der Fahrradsitz wird niemals montiert, bevor das Fahrrad lackiert ist. Die Arbeiter folgen dem Workflow-Prozess, und so wird immer wieder die gleiche Art von Fahrrad ohne große Schwankungen in Qualität oder Produktionsgeschwindigkeit hergestellt.
Jeder Schritt eines Workflow-Prozesses kann in drei unterschiedliche Teile unterteilt werden. Die erste ist die Eingabe. Dazu gehört nicht nur das physische Material – das Fahrrad –, das von Schritt zu Schritt weitergegeben wird, sondern auch die Informationen, Energie und andere Vorräte, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Für den Malschritt im Fahrradprozess kann die Eingabe Farbe, eine Airbrush-Pistole und die Designvorlage sein.
Der zweite Teil ist der Algorithmus, der die Anweisungen dafür gibt, wie ein bestimmter Schritt abgeschlossen wird. Zum Beispiel könnte der Fahrradlackierer angewiesen werden, eine rote Grundierung zu malen und dann schwarze Zierleisten hinzuzufügen. Der Algorithmus kann entweder von Menschen oder Computern ausgeführt werden.
Schließlich sind die Ausgabe das Material und die Informationen, die sich aus der Ausführung des Algorithmus unter Verwendung der Eingabe ergeben. Die Ausgabe wird an den nächsten Schritt im Workflow-Prozess weitergegeben.
Ein computergestützter Workflow-Prozess funktioniert wie ein manueller Workflow, nur dass die Ausgaben automatisch vom Computer an den nächsten Schritt weitergegeben werden. Computergestützte Workflow-Prozesse werden fast immer verwendet, um Dokumente durch eine Organisation zu verschieben. Beispielsweise könnte ein Unternehmen einen computergestützten Workflow-Prozess einrichten, um sicherzustellen, dass jeder Arbeitsauftrag auf die gleiche Weise verarbeitet wird. Schritte im Workflow können durch Verschieben von Codeblöcken neu angeordnet oder optimiert werden, anstatt ein komplett neues Programm zu schreiben.
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