Es ist manchmal notwendig, dass ein Mitarbeiter bestimmte Ausgaben trägt, um täglich Geschäfte zu tätigen. Manchmal ist es notwendig, ein persönliches Fahrzeug zu fahren, um Firmenbesorgungen zu erledigen oder Verkaufsgespräche zu führen, aber es kann eine kostspielige Ausgabe sein, wenn ein Mitarbeiter dies selbst bezahlen muss. Von Zeit zu Zeit müssen Einzelpersonen möglicherweise auch Büromaterial kaufen oder Materialien für eine Kampagne oder ein Projekt abholen und persönliche Mittel verwenden, um die Artikel zu bezahlen. Wenn diese Art von Ausgaben anfällt, bieten die meisten Unternehmen eine Erstattung der Mitarbeiter an.
Neben konkreten geschäftlichen Einkäufen werden häufig lokale Reisekosten zur Erstattung von Mitarbeitern in eine Spesenabrechnung aufgenommen. Anspruchsberechtigt sind in der Regel Entschädigungen für Kilometer, Parkgebühren und ähnliche Aufwendungen. Ebenso werden häufig beruflich bedingte Fahrten außerhalb der Stadt erstattet. Nebenkosten wie Flugkosten, Taxifahrten, Trinkgelder, Mietwagenkosten, Hotelübernachtungen und Restaurants können alle im Rahmen des Vergütungsplans des Arbeitgebers gedeckt werden.
Die Mitarbeiter sollten jedoch darauf achten, die Erstattungsrichtlinie für Mitarbeiter zu verstehen, bevor sie ihr eigenes Geld ausgeben. Ein Unternehmen hat in der Regel spezifische Kriterien, die beschreiben, welche Ausgaben ein Geschäftsinhaber zu übernehmen bereit ist. Viele Ausgaben müssen im Voraus genehmigt werden, um zu verhindern, dass unbefugte Einkäufe getätigt werden, wie beispielsweise ein neuer Schreibtisch, und dann von einem Unternehmen erwartet wird, dass es dafür bezahlt.
Da Geschäftsinhaber in der Regel interne Budgets festlegen, können teure Artikel, die nicht autorisiert sind, die Finanzen eines Unternehmens stark belasten. Bei Personen, die sich nicht an die Erstattungsrichtlinien der Mitarbeiter halten, werden ihre Rückzahlungsanträge wahrscheinlich abgelehnt. Dasselbe kann auch für überhöhte Telefongebühren oder andere Kosten gelten, die einen akzeptablen Freibetrag überschreiten.
Am Ende eines jeden Monats müssen die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten in der Regel ausgefüllte Spesenabrechnungen vorlegen. In diesem standardisierten Formular listet eine Person normalerweise alle geschäftlichen Ausgaben auf, die sie im Laufe des Monats getätigt hat. Er sollte den Grund für den finanziellen Aufwand und alle damit verbundenen Stellennummern oder andere Indikatoren angeben, wenn es sich um einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt handelt.
Alle im Laufe des Monats gesammelten entsprechenden Belege sind dem Erstattungsantrag des Arbeitnehmers beizufügen. Darüber hinaus sollten auch alle schriftlichen Genehmigungen zur Überprüfung vorab genehmigter, legitimer Ausgaben eingereicht werden. Vor dem Einreichen von Berichten und Quittungen ist es für Mitarbeiter ratsam, Kopien von allem anzufertigen, falls die Unterlagen des Arbeitgebers jemals verloren gehen oder verlegt werden.