Eine Ausserbilanz ist eine Möglichkeit, einen Vermögenswert oder eine Schuld zu verfolgen, ohne sie in das Hauptbuchhaltungssystem aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben zwei Methoden zur Verwaltung von Vermögenswerten und Schulden, die als bilanzielle und außerbilanzielle Bilanzen bekannt sind und manchmal auch als buchhalterische und außerbuchmäßige Buchführung bezeichnet werden. Bilanzielle Vermögenswerte und Schulden sind Standardtransaktionen, die dem Unternehmen gehören und für die es direkt verantwortlich ist, während außerbilanzielle Transaktionen für Umstände gelten, in denen das Unternehmen nicht direkt Eigentümer des Geldes ist. Dieser Begriff ist auch eine gebräuchliche Bezeichnung für unerlaubte Buchführungspraktiken.
Der größte Unterschied zwischen bilanziellen und außerbilanziellen Vermögenswerten oder Schulden ist das Eigentum. Wenn ein Vermögenswert oder eine Schuld einem Unternehmen gehört, kann das Unternehmen mit dem Geld so ziemlich alles machen, was es will, beispielsweise Vermögenswerte liquidieren und das Geld ausgeben, in das eigene Unternehmen reinvestieren oder Schulden an andere Institutionen verkaufen. Wenn das Geld nicht dem Unternehmen gehört, kann es ohne Zustimmung des Eigentümers nichts tun.
Common-Gebrauch
Die meisten Unternehmen verwenden fast ausschließlich ein On-Book-System. Orte wie Einzelhandelsgeschäfte und Restaurants haben keinen allgemeinen Bedarf an Off-Book-Buchhaltung; die einzigen Orte, an denen diese Praxis üblich ist, sind Finanzinstitute und Maklerfirmen. Diese Unternehmen halten oft Geld und Vermögenswerte für andere Parteien, und obwohl diese Vermögenswerte im System des Unternehmens vorhanden sind, gehören sie nicht dem Unternehmen.
Während viele Banken das außerbilanzielle System verwenden, ist es nicht für jede Banktransaktion erforderlich. Wenn eine Person beispielsweise einer Bank Geld gibt, ist dies Teil eines Vertrags, den sie bei der Eröffnung eines Kontos abgeschlossen hat. Das Geld, das die Bank hält, gehört eigentlich der Person, und sie kann sie nach Belieben verwenden. Wenn die Person Geld bei der Bank bekommt, bekommt sie ihr eigenes Geld zurück, was bedeutet, dass die Transaktion tatsächlich als Teil des On-Book-Systems betrachtet wird. Der Großteil der Institutsbuchhaltung erfolgt daher bilanziell.
Eine Transaktion wird nur dann außerbilanziell erfasst, wenn die das Geld haltende Institution keine Kontrolle außerhalb des direkten vertraglichen Nutzens hat. Diese Situation kommt tatsächlich nur in wenigen Fällen vor, und in den meisten Fällen handelt es sich um die treuhänderische Verwahrung von Geld. Wenn zum Beispiel ein Maklerhaus einen kleinen Betrag des Geldes eines Anlegers als Sicherheit gegen einen Börseneinbruch hält, gehört dieses Geld nicht wirklich dem Unternehmen, bis es es zur Deckung eines Verlusts herausnimmt. Bis dahin befindet sich das Geld auf den Konten des Maklerhauses, das Unternehmen kann es jedoch nicht verwenden.
Aufzeichnen illegaler Transaktionen
Die Ausserbilanz ist auch eine gängige Methode, um illegale Transaktionen zu beschreiben. Diese Transaktionen finden außerhalb der offiziellen Bücher des Unternehmens statt. Unabhängig von seiner Herkunft muss jedes Geld, das ein- oder ausgeht, verbucht werden. In der Vergangenheit führte dies dazu, dass zwei Buchhaltungsbücher verwendet wurden, eines offiziell und eines nicht, wodurch ein On- und Off-Book-System geschaffen wurde.