Eine Bestellanfrage ist der erste Schritt bei einer Bestellung. Die Anforderung kann durch manuelle Bestandsprüfung oder durch eine automatisierte Bestellanforderung generiert werden, die von einem Management-Informationssystem generiert wird. In großen Fertigungsbetrieben befindet sich die Einkaufsabteilung möglicherweise nicht einmal im selben Gebäude oder geografischen Standort wie die Anlage, sodass ein Bestellanforderungsschreiben erforderlich ist, um Komponenten auf Bestellung zu erhalten.
Für kleine Betriebe oder „Ein-Mann-Shows“ wird oft ein visuelles Inventarsystem anstelle des teureren computergestützten Inventarsystems verwendet. Wenn der Lagerbestand eines bestimmten Produkts knapp wird, ruft der Eigentümer einfach den Lieferanten an und stellt eine Bestellanfrage. Abhängig von der Art des Geschäfts kann der Eigentümer ein Kanban- oder Zweiplatzsystem verwenden, d. h. die Bestellanforderung wird ausgelöst, wenn der erste Lagerplatz leer ist und der zweite Lagerplatz gezogen wird.
Diese Art von Inventarsystem basiert auf einer visuellen Überprüfung des Inventars, um zu wissen, wann zusätzliche Produkte bestellt werden müssen. Sobald die Bestellanforderung vom Lieferanten bestätigt wurde, stellt der Eigentümer häufig eine Kreditkarte zur Verfügung, um das Produkt zu bezahlen. Alternativ kann der Eigentümer eine Bestellung aufgeben, bei der es sich um ein Papierformular handelt, in dem das gekaufte Produkt und die Zahlungsbedingungen angegeben sind.
Größere Betriebe verwenden normalerweise ein Managementinformationssystem oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), um ihre Nachfrage, ihren Bestand und ihre Bestellungen zu verfolgen. Diese computerbasierten Systeme funktionieren, indem ein Master-Scheduler die Marketingprognose eingibt. Das System vergleicht dann den geplanten Produktbauplan mit den aktuellen Fertigwaren, der in Arbeit befindlichen Ware und dem Rohbestand.
Die Computersysteme verfügen über eine Tabelle oder Datei, die die Lieferantenvorlaufzeit für jede im Herstellungsprozess verwendete Komponente enthält. Beim Abgleich des Produktbauplans mit dem Lagerbestand berücksichtigt das System die Vorlaufzeit des Lieferanten und generiert eine Bestellanforderung für alle zu bestellenden Komponenten. Die meisten Fertigungseinrichtungen arbeiten in einer Just-in-Time-Umgebung (JIT), d. h. das System plant, dass die Komponenten kurz vor dem Zeitpunkt eintreffen, an dem sie für den Fertigungsvorgang benötigt werden. Dieser Prozess reduziert die benötigte Lagerfläche und reduziert die Kapitalbindung im Lager.
Die daraus resultierende Bestellanforderung wird dann vom Einkauf an die Komponentenlieferanten gesendet. Wenn die Lieferanten die Komponentenpreise, Mindestbestellmengen und die Vorlaufzeit bestätigen, stellt das Beschaffungsteam eine feste Bestellung auf. Die Bestellung ist ein verbindliches Dokument, das dem Lieferanten die Zahlung bei Lieferung garantiert.