Die Debitorenbestätigung ist eine Technik, die im Prüfungsprozess verwendet wird, um die Aufzeichnungen eines Unternehmens zu überprüfen. Der Prüfer sendet Mitteilungen direkt an die Kunden und fordert sie auf, die vom Unternehmen geführten Aufzeichnungen zu bestätigen. Auf diese Weise können Auditoren auf Fehler überprüfen, die von vorsätzlichen Fälschungen bis hin zu mangelhaften Aufzeichnungen reichen können. Solche Nachweise können besonders wertvoll sein, weil sie von einem Dritten außerhalb des Unternehmens stammen, der kein berechtigtes Interesse am Ergebnis der Prüfung hat und daher theoretisch verlässliche Informationen liefern kann.
Es gibt zwei Arten von Debitorenbestätigungen. Bei einer positiven Anfrage fordert der Auditor den Kunden auf, zu antworten, die Richtigkeit der Informationen zu bestätigen oder sie zu korrigieren, wenn sie falsch sind. Negative Anfragen weisen darauf hin, dass Clients nur antworten sollen, wenn ein Fehler auftritt; der Auditor geht davon aus, dass die Informationen korrekt sind, wenn nie eine Antwort eingeht. Ein Fehler bei diesem Ansatz besteht darin, dass Kunden möglicherweise zögern, Auditoren zu schreiben. In diesem Fall bedeutet das Fehlen von Beweisen möglicherweise nicht, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens korrekt sind.
Dabei wird ein Schreiben mit Informationen zum Audit und den im Unternehmen gespeicherten Daten erstellt. Das Unternehmen liefert die Namen und Adressen der Kunden und der Wirtschaftsprüfer verschickt die Debitorenbestätigungspapiere. Kunden werden gebeten, dem Prüfer direkt zu antworten, nicht dem Unternehmen, sodass der Papierkram niemals durch die Hände von Personen geht, die möglicherweise in einen Interessenkonflikt geraten. Wirtschaftsprüfer stellen die Informationen zusammen, vergleichen sie mit Aufzeichnungen und verwenden sie in einem abschließenden Prüfungsbericht, um eine Stellungnahme zum Stand der Geschäftsbücher abzugeben.
Der Auswahlprozess, für den Kunden eine Debitorenbestätigung erhalten sollen, kann eine Mischung aus sorgfältig ausgewählten und zufällig ausgewählten Zielen sein. Sehr große Außenstände sowie überfällige Forderungen können wegen ihres besonderen Interesses genauer unter die Lupe genommen werden. Wirtschaftsprüfer können auch nach dem Zufallsprinzip aus kleineren Konten mit gutem Ruf auswählen, um ein allgemeineres Bild der Finanzen des Unternehmens zu erhalten.
Die Verwendung einer Debitorenbestätigung kann eine Fülle von wertvollen Prüfungsnachweisen liefern. Es ist jedoch nicht ohne Fehler, da Kunden sich möglicherweise weigern, auf eine Anfrage zu antworten, oder das Unternehmen möglicherweise falsche Kontaktinformationen hat, was bedeutet, dass die Anfragen sie nie erreichen. Prüfer müssen möglicherweise viel Zeit damit verbringen, bestimmte Kunden zu recherchieren und aufzuspüren, um Daten zu sammeln, was die Kosten der Prüfung erhöhen kann.