Eine Debitorenrücklage ist eine Art Rückstellungskonto, das erstellt wird, um Verluste auszugleichen, die entstehen, wenn Kunden Zahlungen für ausstehende Rechnungen nicht leisten. Die Rücklage soll verhindern, dass das Unternehmen durch die Nichtzahlung in eine schwere finanzielle Notlage gerät. Ein solches Reservekonto kann verwendet werden, um die Auswirkungen von fälligen Rechnungen auszugleichen, wenn ein Kunde Insolvenz anmeldet, seine Geschäftstätigkeit aufgibt oder einfach nicht zahlt und der Restbetrag an ein Inkassobüro übergeben wird.
Es gibt eine Reihe von Strategien, die verwendet werden können, um die Höhe der Mittel zu bestimmen, die einer Debitorenrücklage zugewiesen werden. Einer der gebräuchlicheren Ansätze besteht darin, historische Daten zu verwenden, die sowohl den Prozentsatz als auch die tatsächlichen Beträge von Rechnungsausfällen umfassen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufgetreten sind. Ein etwas anderer Ansatz sieht vor, den Betrag nach der Alterung der Rechnungen zu berechnen, wobei der Saldo in der Rücklage auf der Summe der Rechnungen basiert, die über 90 Tage alt sind. Die Wahl des besten Ansatzes hängt oft von den Umständen des eigentlichen Geschäfts ab und davon, wie leicht sich das Unternehmen erholen könnte, wenn ältere Rechnungen letztendlich nicht vollständig bezahlt werden.
Der Hauptvorteil der Einrichtung und Führung einer Rückstellung für Forderungen besteht darin, dass das Unternehmen etwas von den negativen Auswirkungen isoliert ist, die durch das Versäumnis von Kunden entstehen, Zahlungen für ausstehende Rechnungen zu leisten. Durch die Verfügbarkeit von Reserven ist das Unternehmen in der Lage, diese Verluste auszugleichen und weiterhin Zahlungen an Verkäufer und Lieferanten ohne Fehler auszuzahlen. Durch eine ausreichende Rücklage können Verspätungsgebühren und andere Strafen für die Verbindlichkeiten vermieden werden, die die Verbindlichkeiten des Unternehmens nur erhöhen und die finanzielle Stabilität noch weiter erschweren.
Die Richtlinien zur Verwendung der Mittel in einer Forderungsrücklage können variieren. Einige Unternehmen verlangen, dass überfällige Kundenkonten zum Inkasso eingereicht werden müssen, bevor Gelder aus der Reserve zum Ausgleich der Verluste verwendet werden können. Andere Firmen ziehen Gelder aus der Forderungsreserve ab, wenn die Rechnungen einen bestimmten Alterungsgrad erreichen, beispielsweise 120 Tage nach Ausstellung. Für den Fall, dass Gelder aufgrund von Inkassobemühungen eingehen oder der Kunde eine Zahlung leistet, nachdem das Konto die Altersgrenze erreicht hat, können diese Zahlungen zur Auffüllung der Reserve verwendet werden, sodass das Unternehmen diese Art von Notgroschen für die Zukunft erhalten kann .