Eine Depotbestätigung ist eine Erklärung eines Finanzinstituts, die bestätigt, dass es Vermögenswerte zur Verwahrung verwahrt und diese getrennt von anderen Vermögenswerten verwahrt und auf Verlangen zurückgibt. Verwahrungsdienste werden von vielen Finanzinstituten in der Regel gegen Gebühr angeboten, da sie diese Vermögenswerte nicht für Anlageaktivitäten verwenden und somit keine Möglichkeit haben, daraus Gewinne zu erwirtschaften. Der Verwahrungsschein sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, da er einen rechtlichen Nachweis über die Einzahlung liefert.
Zu den gelagerten Vermögenswerten können Aktien, Anleihen, Edelmetalle und Bargeld gehören. In der Depotbestätigung weist das Finanzinstitut darauf hin, dass es diese Vermögenswerte im Namen des Eigentümers hält, sie nicht als Teil ihres eigenen Vermögens betrachtet und sie nicht für Finanzgeschäfte verwenden kann. Es erkennt auch die Verantwortung an, diese Vermögenswerte auf Verlangen zurückzugeben. Bei so etwas wie einem Schließfach, dessen Inhalt dem Institut nicht bekannt ist, kann die Depotbestätigung eine Haftungsfreistellung enthalten; Sollte etwas im Schließfach beschädigt sein, haftet die Bank nicht, da sie den Inhalt nicht kontrollieren konnte.
Dieses Dokument begründet eine Treuepflicht des Instituts. Es ist dafür verantwortlich, angemessene Maßnahmen zum Schutz der eingelagerten Vermögenswerte zu ergreifen. Dazu können die Verwendung von Sicherheitsmaßnahmen, eindeutige Identifizierungscodes zur Verhinderung des unbefugten Zugriffs und andere von der Branche empfohlene und praktizierte Schritte gehören. Wenn die Institution die Vermögenswerte nicht schützt, kann sie rechtlich haftbar gemacht und auf Schadensersatz zum Ersatz der Vermögenswerte oder zum Ersatz des Wertverlustes des Eigentümers verklagt werden.
Solange sich Vermögenswerte in Verwahrung befinden, sollte der Eigentümer die Quittung aufbewahren. Es ist ratsam, Quittungen, die Einlagen, verwahrte Vermögenswerte und ähnliche finanzielle Aktivitäten dokumentieren, an einem Ort aufzubewahren. Stirbt ein Eigentümer, erleichtert dies das Auffinden seines gesamten Vermögens und stellt sicher, dass es zum Nachlass zählt. Auch im Todesfall kann die Depotbestätigung wichtig sein, da die Institution diese eventuell zusammen mit einer Sterbeurkunde einsehen möchte, bevor sie das Vermögen freigibt.
Stellt ein Finanzinstitut nicht automatisch eine Depotbestätigung aus, kann der Kunde eine verlangen. Es ist auch möglich, ein Duplikat oder Ersatzexemplar anzufordern. Hierfür kann die Institution eine Gebühr erheben. Wenn Banken verkaufen oder mit anderen fusionieren, sollten alle verwahrten Vermögenswerte reibungslos übertragen werden. Kunden sollten eine Benachrichtigung über die neue Eigentümerschaft mit neuen Kontaktinformationen erhalten.