Eine Kostenabweichung ist die Differenz zwischen tatsächlichen und budgetierten Kosten, die Unternehmen verwenden, um die Effizienz ihrer Betriebsabläufe zu bestimmen. Abweichungen können günstig oder ungünstig sein, da im Unternehmen weniger oder mehr Geld als erwartet eingesetzt wurde. Die Messung der Kostenabweichung ist in der Rechnungslegung des Managements üblich. Buchhalter vergleichen erwartete und tatsächliche Produktionskosten, um festzustellen, wo Ineffizienzen im Produktionssystem bestehen. Die gängigen Werkzeuge für diese Messungen sind flexible Budgets und Standardkalkulationen.
Ein flexibles Budget ist der erste Schritt des Kostenabweichungsprozesses. Unternehmen überprüfen häufig die Ausgaben des Vorjahres, um den durchschnittlichen Betrag zu bestimmen, der für bestimmte Geschäftsvorgänge ausgegeben wird. Das Unternehmen listet das jährliche Kapital auf, das zur Deckung der Ausgaben für das kommende Jahr benötigt wird. Manager müssen diese Dollargrenzen einhalten, wenn sie ihre jeweiligen Operationen ausführen. Budgetüberprüfungen können ein monatlicher oder jährlicher Prozess sein, abhängig von den Buchhaltungs- und Finanzprozessen des Unternehmens.
Jeden Monat können Unternehmen das flexible Budget überprüfen, um geplante Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Buchhalter stellen fest, wo das Unternehmen mehr oder weniger Geld ausgegeben hat. Ein Kostenabweichungsbericht fasst dann alle Differenzen für den Monat zusammen. Buchhalter können den Bericht an Führungskräfte senden und ihnen erlauben, die Unterschiede zu überprüfen. Um den Berichtsprozess weiter zu stärken, können Buchhalter einen Bericht aller wichtigen Abteilungen oder Abteilungen des Unternehmens erstellen.
Die Standardkalkulation ist ein Werkzeug zur Kostenabweichung, das für den Herstellungsprozess eines Unternehmens spezifisch ist. Buchhalter überprüfen die budgetierten Kosten für die Fertigungsgemeinkosten und erstellen einen vorgegebenen Zuschlagssatz. Dieser Satz teilt die gesamten budgetierten Fertigungsgemeinkosten durch die erwartete Produktionsleistung für das Jahr. Buchhalter berechnen diese Zahl dann mit der gleichen Formel für jeden Monat, in dem sie Produkte herstellen. Der tatsächlich vorgegebene Fertigungsgemeinkostensatz wird dann mit dem Standardsatz verglichen.
Differenzen im Fertigungsgemeinkostensatz erfordern, dass die Buchhalter das Ledger für alle Differenzen ausgleichen. Buchhalter können kleine Differenzen zwischen den beiden Sätzen auf das Warenkostenkonto des Unternehmens buchen. Große Differenzen müssen mit dem Bestandskonto eines Unternehmens verrechnet werden. Nach diesem Eintrag erstellen Buchhalter einen Kostenabweichungsbericht, um festzustellen, ob die Differenzen günstig oder ungünstig waren.
Ungünstige Unterschiede in einem Kostenabweichungsbericht sind nicht immer schlecht. Ein Unternehmen kann beispielsweise aufgrund der steigenden Verbrauchernachfrage mehr Geld für die Herstellung von Produkten ausgegeben haben. Möglicherweise war mehr Geld erforderlich, um Material und Arbeitskräfte zu kaufen, um diese Nachfrage zu decken. Die Analyse des Kostenabweichungsberichts mit anderen Geschäftsberichten hilft Unternehmen, Abweichungen zu erklären.