Die Gehaltsabrechnungsnummer ist eine Reihe von Nummern, die einem Mitarbeiter als Referenz für Gehaltsabrechnungen zugewiesen werden. Der Lohn wird dem Mitarbeiter nach seiner Nummer, die auch als Mitarbeiternummer oder Personalausweis bezeichnet wird, berechnet und zugeordnet. Eine Gehaltsabrechnungsnummer ist in der Regel drei- bis achtstellig, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter in der Abteilung. Es befindet sich normalerweise in der oberen rechten oder linken Ecke der Gehaltsabrechnung. Die Nummer findet sich auch auf Stundenzetteln, internen Korrespondenznotizen sowie behördlichen Anfragen und Schreiben zum Mitarbeiter.
Die Angabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungsnummer an die Lohnbuchhaltung hilft bei der Auszahlung des Lohns. Jede Nummer fungiert als Code für die Kostenstelle, um den Bereich zu bestimmen, zu dem der Mitarbeiter gehört. Kurz gesagt ist es eine Methode zur korrekten Identifizierung von Mitarbeitern und ihren entsprechenden Gehältern und Beschäftigungsbereichen. Diese Gehaltsabrechnungsnummern werden normalerweise von der Personalabteilung einer Organisation bei der Einstellung des Mitarbeiters ausgestellt. Die codierte Gehaltsabrechnungsnummer repräsentiert die Identität eines Mitarbeiters in der Organisation.
In einem manuellen Lohnbuchhaltungssystem würde der Name des Mitarbeiters ausreichen, um die Zahlungen für die geleistete Arbeit zu verwalten. In der moderneren Umgebung wird die Lohnnummer in Lohnverwaltungssoftwareprogrammen verwendet. Für den Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware wird die Nummer als Grundlage für die Nachverfolgung und Auszahlung des Gehalts an den Mitarbeiter benötigt.
Das Vorhandensein neuer Innovationen und Systeme erfordert die Verwendung einer Gehaltsabrechnungsnummer, um einen schnelleren Ablauf der Gehaltsabrechnung zu ermöglichen. Moderne Software verwendet eine Gehaltsscheckmethode, bei der der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für die erbrachten Dienstleistungen bezahlt. Andere Unternehmen konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Gehaltssparprogrammen, indem das Gehalt direkt dem Konto des Mitarbeiters gutgeschrieben wird.
Gehaltsabrechnungssysteme sind mit der Geschichte der Buchhaltung und des Rechnungswesens verbunden und lassen sich bis 4000 v. Chr. zurückverfolgen. Ursprünglich von Fra Luca Pacioli, einem renommierten Mathematiker und engen Mitarbeiter von Leonardo da Vinci, entwickelt, wurde es als System geschaffen, um seine Verkäufe mit Handelsschiffen zu verfolgen. Im Jahr 1494 schrieb er ein Buch, in dem Methoden beschrieben wurden, die denen der doppelten Erfassung in der Buchhaltung und Gehaltsabrechnung ähnlich sind. Dies wird oft als die Anfangsphase in der Entwicklung von Gehaltsabrechnungssystemen bezeichnet. Seine Methoden unterscheiden sich von den gegenwärtigen Techniken, aber die Grundlagen sind im Wesentlichen die gleichen.