Eine konsularische Rechnung beschreibt den Inhalt einer Sendung und versichert, dass sie keine illegalen oder fragwürdigen Gegenstände enthält. Es wird von einem Konsularbeamten erstellt, der im Konsulat des Einfuhrlandes im Herkunftsland tätig ist. Das Dokument ist in der Sprache des Einfuhrlandes verfasst, um sicherzustellen, dass die Zollbeamten es lesen und verstehen können, und enthält ein amtliches Siegel. Solche Dokumente können für einige Einfuhren erforderlich sein und können in anderen Fällen empfohlen werden.
Unternehmen, die internationale Sendungen vorbereiten, benötigen eine Reihe von Dokumenten. Wenn eine konsularische Rechnung erforderlich ist, müssen sie in der Regel einen Termin mit einem Beamten vereinbaren, der den Inhalt der Sendung durchgeht und ein Dokument erstellt. Das Einfuhrland kann die Verwendung eines besonderen Formulars verlangen, das von seinem nationalen Konsulat ausgestellt werden kann. Eventuell gezahlte Gebühren für die Erstellung der konsularischen Rechnung werden ebenfalls vermerkt, um Verwechslungen oder Streitigkeiten auszuschließen.
Zollbeamte verwenden dieses Dokument, um angemessene Zölle, Zölle und andere Gebühren im Zusammenhang mit einer Sendung festzulegen. Es ist wichtig, sich zu vergewissern, dass es korrekt ist und dass das Formular vollständig ausgefüllt ist. Probleme mit der konsularischen Rechnung können zu Verzögerungen am Dock oder im Lager führen. In diesem Fall kann eine Sendung zurückgehalten werden, bis sie behoben werden kann. Bei verderblichen oder kritischen Artikeln kann dies dem Importeur erhebliche Probleme bereiten.
In Vorbereitung auf den internationalen Versand kann ein Unternehmen eine auf diesen Service spezialisierte Drittfirma oder einen Anwalt konsultieren, wenn es solche Sendungen nicht regelmäßig abwickelt. Jedes Land hat seine eigenen Einfuhrbestimmungen, und wenn der Exporteur diese nicht erfüllt, kann er für die dem Kunden entstehenden Kosten aufkommen. Wird beispielsweise keine konsularische Rechnung ausgestellt, kann eine Geldstrafe vom Exporteur zu zahlen sein. Wenn ein Formular unvollständig ist und der Papierkram erneut bearbeitet werden muss, kann der Kunde den Exporteur für eventuelle Verluste finanziell haftbar machen.
Bei der Erstellung des Dokuments werden mehrere Kopien einer konsularischen Rechnung erstellt. Eine sollte der Sendung zusammen mit allen anderen Unterlagen beigefügt werden. Außerdem bewahren Exporteure in der Regel mindestens eine Kopie für ihre Akten als persönlichen Hinweis für die Verwendung im Zusammenhang mit Abrechnungen und anderen Aktivitäten auf. Sie können dem Importeur eine zusätzliche Kopie zusammen mit anderen Informationen zum Versand zusenden. Der Sendung können auch Kopien beigefügt werden, um sie beim Zoll und an anderen Stationen auf dem Weg aufzubewahren.